Secrétaire Comptable Chargé·e de l'Accueil H/F

Ehpad le Verger

L'établissement recherche aujourd'hui un(e) secrétaire comptable chargé(e) de l'accueil motivé(e) pour rejoindre une équipe dynamique et chaleureuse. Il s'agit d'un CDD d'un mois renouvelable. Le poste est à pourvoir dès que possible.
La durée hebdomadaire est de 28h (80%) de 09h00 à 16h30 sur 4 jours par semaine, pouvant évoluer sur un 100% sur 5 jours.

Missions principales :
Le/la secrétaire comptable chargé/e de l'accueil est garant(e) de la qualité de l'accueil physique et téléphonique, de l'information et de l'orientation des différents interlocuteurs. Il/elle est aussi chargé(e) de l'admission administrative des résidents ainsi que des tâches de comptabilité et facturation.

Missions spécifiques :
- Accueil et Accompagnement :
- Accueil et renseignement téléphonique et physique ;
- Orientation et transmission des communications téléphoniques vers les bons interlocuteurs ;
- Relations avec les résidents, les familles et les tuteurs, dans le cadre de l'exécution du contrat de séjour ;
- Accompagnement des résidents dans certaines tâches administratives ;
- Réalisations des visites de l'établissement dans le cadre des nouvelles admissions.

- Secrétariat :
- Tri, archivage et transfert des courriels de la messagerie secrétariat de l'EHPAD ;
- Réception du courrier entrant et distribution aux destinataires en lien avec l'assistant (e) RH au besoin ;
- Collecte et envoi du courrier sortant en lien avec l'assistant (e) RH au besoin ;
- Gestion administrative des résidents (constitution et gestion du dossier administratif, facturations, enregistrement et suivi des règlements, APA, AS, APL...) ;
- Gestion de l'aide sociale, instruction des dossiers d'aide sociale, lien avec les services instructeurs des Départements ;
- Suivi des admissions et des demandes d'admission à l'EHPAD en lien avec l'IDEC et/ou la cadre de santé ;
- Suivi des mouvements résidents (suivi activité, Resid Ehpad, NetSoins, BL résident),
- Préparation des réunions du Conseil de la vie sociale et rédaction des comptes rendus en lien avec la direction ;
- Mise à jour du contrat de séjour et avenant avec nouvelle tarification en lien avec la direction.

- Comptabilité :
- Gestion de la facturation (vérification et mandatement des factures, facturation des repas extérieurs, éditions des bons de commande) ;
- Gestion des contrats et des frais de séjours ;
- Suivi et contrôle des factures (en adéquation avec les devis et les bons de livraison) ;
- Régularisation des paiements PPRIM et P503 ;
- Saisie des déclarations réglementaires (bordereau forfait soins.) ;
- Archivage des documents comptables en lien avec le/la responsable des affaires générales ;
- Création, suivi et mise à jour des tableaux de consommations (électricité, chauffage, alimentation.) en lien avec le/la responsable des affaires générales ;
- Reporting et saisie des données dans les tableaux de bord RH et finances en lien avec le/la responsable des affaires générales ;
- Suivi des investissements et fiches de biens amortissements ;
- Participation à l'élaboration des EPRD et ERRD.

Compétences requises :
- Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public ;
- Expertise dans la gestion administrative et comptable ;
- Etablir une relation de confiance avec les résidents et les familles ;
- Connaître les règles relatives au secret professionnel et les respecter ;
- Savoir s'exprimer en public ;
- Travailler en équipe / en réseau ;
- Maîtrise des outils bureautiques.

- Savoir être :
- Sens de l'exemplarité
- Disponibilité et discrétion
- Sens de la hiérarchie
- Loyauté