Gestionnaire Administratif Relations aux Familles H/F

Mairie

VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Au sein de la Direction Éducation - Enfance - Jeunesse, vous intégrez une équipe engagée au sein du service relations aux familles. Dans un contexte d'évolution des politiques publiques et des besoins des usagers, vous contribuez à la mise en oeuvre de la politique municipale en assurant la gestion des PAI, le suivi administratif et les missions transversales du service Relations aux familles.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

Gérer le suivi administratif et les tâches communes au service Relations aux familles

Traiter les demandes des familles et assurer les encaissements : accueil physique, accueil téléphonique, mails, demande via Concerto
Gérer les inscriptions du service et alimentation du logiciel Concerto
Gérer le courrier et le parapheur du service
Participer à la création ou à la mise à jour des procédures du service
Optimiser les achats de matériels
Contribuer à la modernisation du fonctionnement du service
Contribuer aux évolutions du logiciel Concerto
Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
Assurer le suivi des dossiers PAI (temps scolaires, temps extrascolaires)

Accueillir les usagers et constituer le dossier
Assurer la diffusion auprès de l'ensemble des acteurs (responsable de site, directions école, ATSEM, responsable de restaurant, cuisine centrale, responsable d'animation, médecin scolaire)
Assurer le lien avec les services du conseil départemental (CMS, PMI)
Assurer le suivi de l'activité transports scolaires

Faire le lien avec le responsable vie scolaire en charge de l'encadrement des accompagnateurs
Accompagner les familles dans l'inscription et réservation du transport scolaire
Renseigner les usagers et transmettre les informations nécessaires au service communication
Assurer la gestion et le suivi de l'activité réception

Suivi des demandes dans le logiciel 3DOuest
Travailler en lien avec la référente de l'organisation des réceptions
Préparation, organisation et suivi des réceptions
Tenir à jour le tableau de suivi des réceptions (budget)
Contribuer à la mise à jour des outils liés à la réception
VOS ATOUTS :

BAC- Formation administrative et comptable
Bonne connaissance des collectivités territoriales et en particulier des règles de la comptabilité publique
Connaissance du cadre réglementaire de l'accueil collectif de mineur, de l'essentiel du code de l'Education et du fonctionnement Ville/Education Nationale,
Expérience significative sur des fonctions administratives, expérience en collectivité territoriale
Maîtrise des règles relatives aux inscriptions scolaires réglementaires et locales
Maîtrise des règles de la comptabilité publique
Maitrise des logiciels bureautique Word, Excel et des logiciels métier : Civil finances, 3D Ouest, Hop-Place.
Respect des règles de confidentialité, devoir de réserve
Rigueur, capacité d'organisation et à hiérarchiser les priorités
Qualités relationnelles, sens de l'accueil
VOS CONTACTS

PINLOU Sophie, Responsable du service relations aux familles : **.**.**.**.**
M. BOUAMAMA Nabil, Gestionnaire parcours professionnel : **.**.**.**.**