Assistant·e Accueil et Administration H/F

Medical Loca Services

En tant qu'ASSISTANT/E ACCUEIL ET ADMINISTRATION, vous serez rattaché/e à la DIRECTION GENERALE.
Vos missions principales :

1. Accueil et standard téléphonique :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et clients.
- Gérer le standard téléphonique et orienter les appels vers les services concernés.
- Assurer la première impression positive de l'entreprise auprès des visiteurs et partenaires.

2. Gestion des réservations et hébergements :
- Organiser les réservations hôtelières et déplacements professionnels pour les collaborateurs.
- Suivre les plannings et confirmer les réservations auprès des collaborateurs et fournisseurs.

3. Planification des visites chez les clients :
- Coordonner les visites chez les clients pharmaciens et dans les collectivités de santé pour l'installation et la démonstration des produits.
- Planifier et coordonner les formations chez les clients
- Assurer le suivi et la logistique de ces visites (planning, documents, accueil).

4. Prise de contact prospects/clients:
- Contacter de potentiels clients pour la présentation des produits/services.
- Etablissement de devis
- Maintenir un suivi des prospects et relances commerciales.

5. Gestion administrative et déplacements :
- Organiser les déplacements externes des collaborateurs et de la Direction.
- Participer à la gestion de l'agenda des événements internes.et externes.
- Assurer le suivi et classement des documents administratifs.
- Assistance rédactionnelle de la Direction.

Compétences et qualités requises :
- Excellent relationnel et sens de l'accueil.
- Organisation et rigueur dans la gestion des plannings et des déplacements.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Aisance dans l'organisation de déplacements
- Capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à prioriser les tâches.
- Aisance dans la communication téléphonique et écrite.
- Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.

Profil recherché :
- Formation : Bac +2 en assistanat, secrétariat ou gestion administrative.
- Expérience : 2 à 3 ans sur un poste similaire idéalement dans un environnement commercial.
- Langues : Anglais souhaité.

Conditions :
Horaires : Du lundi au vendredi de 9h à 18h (39h/semaine)
Rémunération : selon profil

Pour postuler : CV + compléter la rubrique "lettre de motivation