Assistant de Direction de la DRH H/F

Université Toulouse Capitole

· Assurer le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines

- Gestion de l'agendade la direction et de la Directrice : planification et coordination des réunions internes à la DRH ainsi qu'avec les différents services et directions de l'université ; traitement et organisation des sollicitations et demandes ponctuelles

- Gestion du courrier et des parapheurs: réception, classement, suivi et distribution en interne; rédaction et mise en forme de courriers

- Gestion des fournitures: recensement des besoins, commandes, suivi des livraisons et distribution

- Organisation des groupes de travail spécifiques à la DRH

· Contribution à l'organisation et au suivi des instances représentatives du personnel (CSA, FSSSCT, CPE, CCP ANT)

- Planification et élaboration du calendrier annuel en coordination avec la gouvernance, la Direction générale des services et les autres directions de l'Université

- Organisation des réunions préparatoires: élaboration des ordres du jour et coordination des groupes de travail

- Organisation logistique des instances: réservation des salles et du matériel nécessaire, préparation et constitution des dossiers papier

- Gestion documentaire des instances: réception, mise en forme et diffusion des documents dans les délais impartis ; préparation des convocations et des ordres du jour ; transmission des documents aux membres, transmission des délibérations destinées au conseil d'administration.

- Secrétariat des instances: prise de notes, suivi du processus de validation, signature des procès-verbaux et publication sur l'intranet

- Rédaction des comptes rendus: (10 instances annuelles) Gestion de l'enregistrement de l'instance, retranscription pour élaboration du compte rendu final.

· Collaboration à des tâches transversales

- Référent communication interne : appui à l'organisation des matinées et journées d'accueil des nouveaux personnels ; rôle d'interface entre la DRH et la Direction de la communication

- Correspondant K-SUP: création, mise à jour et animation des pages intranet de la DRH, en lien avec le pôle suivi web de la Direction de la communication

- Interface entre la DRH et les différents services et directions de l'Université: gestion des appels ainsi que des mails, premier niveau de contact interne et externe et orientation vers les services compétents