Assistant de Direction Dir012 H/F

Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Auvergne-Rhône-Alpes (DREAL Auvergne-Rhône-Alpes)

Au sein d'un secrétariat de direction composé de deux assistantes, vous partagerez les responsabilités suivantes pour l'équipe de direction (5 directeurs régionaux, 2 membres du cabinet) :

Gestion des agendas et organisation logistique :

Piloter les agendas des directeurs : planifier réunions et rendez-vous (y compris avec la Préfecture, les administrations centrales ou les partenaires institutionnels), en anticipant les conflits et priorités.
Réserver salles et équipements, diffuser les convocations et ordres du jour.
Assembler et vérifier les dossiers de travail (notes, présentations).
Gérer les déplacements des directeurs : réservations (transports, hébergements), itinéraires, notes de frais.

Accueil et communication :

Assurer un accueil physique et téléphonique irréprochable : filtrer les appels, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages avec diplomatie et réactivité. Gérer le courrier (entrant/sortant) : tri, enregistrement, suivi des délais et relances pour les courriers "signalés" (urgents ou sensibles).
Dématérialisation et archivage conforme aux règles administratives.

Appui opérationnel et gestion de projets transverses :

Participer à l'organisation d'événements en collaboration avec le cabinet (invitations, réservation des salles, bus, supports de communication, accueil des participants).

Travail d'équipe et amélioration continue :

Se coordonner avec votre binôme pour assurer une couverture optimale du secrétariat (amplitudes horaires adaptées aux contraintes de chacun).
Participer à la modernisation des processus : proposer des outils pour simplifier le classement, l'archivage ou la collaboration.
Former ponctuellement des stagiaires ou nouveaux agents aux procédures du service.

Un poste varié où aucune journée ne se ressemble : entre gestion du quotidien et implication dans des projets structurants pour la région !

Positionnement dans la structure: sous l'autorité hiérarchique de la directrice de cabinet qui animent les assistant(e)s de direction
Relations internes et externes :
DREAL : Chefs de services, chefs de pôles, assistantes de service
Externe : préfectures, administrations centrales, directions départementales des territoires, grands partenaires de la
DREAL...