Secretaire H/F Groupe SOS

S'occuper des tâches administratives et comptables courantes en fournissant à ses responsables et au personnel un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.
Assister la Direction dans la gestion des tâches administratives et comptables courantes de l'établissement.
Vous êtes la première interface entre la Direction et l'extérieur.

Activités principales, socle du poste :

1) Tenue du standard et de l'accueil
- Accueil physique des visiteurs
- Réception des appels téléphoniques
- Suivi des e-mails et télécopies
- Prise des rendez-vous
- Réception et traitement du courrier reçu

2) Suivi administratif
- Participation aux réunions d'équipes et rédaction des compte-rendus
- Tenue du tableau d'affichage employeur
- Remplissage, mise à jour des données et suivi des logiciels Groupe SOS (Nemo, Ageval...)
- Suivi des tableaux de reporting et d'activité
- Rédaction, envoi et suivi de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction (directeur, chef de service, cadre administratif)
- Tenue et suivi de l'état des présences des jeunes confiés.
- Tenue des dossiers administratifs des jeunes confiés
- Saisie de l'ensemble des données des dossiers numériques des jeunes accueillis sur NEMO
- Tenue et mise à jour des données statistiques concernant les jeunes confiés depuis l'admission jusqu'à la sortie sur Némo

3) Gestion
- Classement des dossiers et archivage
- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel
- Inventaire et stockage des fournitures
- Assurer les réceptions des commandes
- Etablissement d'un dossier par appartement ou studio

4) Comptabilité
- Tenue de la caisse
- Tenue du journal des dépenses
- Récupération des documents comptables
- Suivi des factures à payer et des frais de séjour à se faire payer.
- Vérification des documents comptables
- Transmission des documents comptables et du journal des dépenses au cadre administratif