Assistant Operationnelle Regionale H/F Babcock Wanson

Rattaché(e) au Responsable Régional, au sein de notre Agence EST vous êtes en charge de coordonner l'ensemble des aspects administratifs du service.

Vos principales missions :

- Gérer l'accueil téléphonique et physique de l'agence,
- Etablir et gérer les plannings des techniciens, dans l'outil de gestion de la relation client (Mobility), en lien avec les chargés d'affaires concernés et les clients,
- Traiter les tâches administratives liées à la gestion des affaires et à la vie de l'agence, et mettre à jour l'outil de gestion de la relation client (Mobility),
- Gérer l'aspect administratif du renouvellement des contrats de maintenance,
- Assurer les tâches administratives et participer au système de management de la Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement (QHSE) au niveau de l'agence,
- Jouer le rôle de coordinateur sécurité MASE (Manuel d'Amélioration Sécurité Entreprise)
- Passer, traiter et réceptionner les commandes d'achat,
- Assurer le reporting de l'activité des techniciens :?temps de travail et frais,
- Compléter et mettre à jour l'outil de gestion de la relation client (Mobility)
- Elaborer l'offre formation : de la prise en compte du besoin client jusqu'à l'administration des ventes

Mettre en oeuvre les propositions d'offre Régie

- Préparer et envoyer au client le devis issu du progiciel de gestion de l'entreprise (GPIC),
- Encoder le devis sur le progiciel de gestion de l'entreprise (GPIC) pour passer en régie,
- Envoyer au client un accusé de réception de la commande avec confirmation de la date d'intervention et le nom du technicien intervenant.

Préparer l'arrivée des nouveaux salariés

- Commander le matériel et le cas échéant, les EPI, la valise combustion,
- Commander auprès du service informatique le téléphone, la création du compte et le matériel informatique,
- Commander le véhicule en collaboration avec le Service Achats,
- Planifier et gérer les formations tutorales.