Assistantadministratif et Technique H/F HLM

Sous la responsabilité du directeur du patrimoine et du responsabilité pôle maintenance sur le secteur Ouest, vous assurerez les missions suivantes :

Assure le secrétariat de l'équipe :
-Assure la mise en forme de documents liés à l'activité du service, les classe et les archive.
-Tient les agendas d'un ou de plusieurs collaborateurs
-Répercute spontanément les informations utiles, collecte et organise des -informations, tient les tableaux de bord.
-Organise des réunions (au sein de l'organisme ou à l'extérieur) et en rédige le cas échéant le compte rendu.
-Enregistre, trie et diffuse le courrier entrant.
-Assure l'accueil téléphonique et physique des partenaires, locataires et fournisseurs.
-Prépare des tableaux de bord avec indicateurs.
-Assure l'interface avec les autres services de l'organisme (comptabilité, marché, GL...) au niveau du traitement des situations et factures, le cas échéant.

Assure l'assistance administrative et technique :
-Assure la préparation, la saisie, le suivi et la mise à jour des marchés et contrats dans l'ERP, en lien avec les services concernés (Patrimoine, Juridique et Marchés, Charges et Loyers)
-Est identifié(e) comme référent(e) (au sein d'une équipe de plusieurs référent(e)s) concernant la gestion des marchés et contrats d'exploitation dans l'ERP.
-Assure l'alimentation et la mise à jour des tableaux de bord qui lui sont confiés par sa direction.
-Gère un premier niveau de réclamations des locataires en lien avec sa Direction et les services concernés.
-Traite des dossiers spécifiques relevant de sa direction : suivi des contrats de maintenance et des factures, interface avec les différents prestataires, planning des astreintes, gestion des déchets, traitement des raccordements à la fibre optique, suivi des contrats des opérateurs téléphoniques et des conventions d'énergie et de la facturation.
-Assure l'interface avec les différents services : comptabilité, gestion locative, développement, copropriétés.
-Assure l'information de la proximité et des locataires en matière de suivi des contrats de maintenance.
-Assure la préparation des éléments de communication en lien avec les interlocuteurs internes et le service communication.
-Coopère avec les assistant.es de la direction ou d'autres services et/ou travaille en binôme au niveau territorial.
-Assure le suivi des demandes adressées à la direction à partir des instructions qu'elles reçoivent de son responsable dans le respect de ses attributions.