Agent Administratif - Ccas de Lanvallay H/F

Centres communaux d'Action Sociale

L'EHPAD LOUIS GAUTIER, établissement accueillant 58 habitants dont 1 hébergement temporaire.
Sous l'autorité de la Directrice, et dans le respect des valeurs de l'établissement et des missions d'accompagnement
des personnes fragiles et vulnérables, vous participez au bon fonctionnement de la structure.
Vous êtes en charge d'assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et de centraliser les informations pour les services support.
En coordination avec les responsables de service, vous assurez les tâches administratives afférentes aux différents
pôles.

ACCUEIL DU PUBLIC / SECRETARIAT
- Accueillir le public
- Gérer le standard téléphonique
- Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement
- Centraliser les demandes des différents interlocuteurs
- Orienter les différents interlocuteurs vers le service attendu
- Prendre des messages téléphoniques
- Orienter et accompagner les usagers et les familles en fonction de leurs interrogations

GESTION ADMINISTRATIVE
- Rédiger les courriers et remplir les documents nécessaires en fonction des besoins des services supports
- Élaborer des outils de communication : power point, livret, affiche, journal interne
- Trier le courrier établissement / résident
- Centraliser le courrier « départ »
- Classement et archivage des documents
- Rédiger les comptes-rendus de réunions
- Assurer le bon suivi des dossiers d'accueil des futurs résidents
- Tenir à jour les dossiers des résidents (actualisation listes, logiciel via trajectoire...)
- Transmettre les factures des frais de séjours (mail, courrier...)
- Imprimer les gazettes famileo