Gestionnaire Administratif Polyvalent H/F

Service Public

Vos activités principales
- Assister la cheffe de bureau et les chargés de mission territoriaux dans l'accomplissement de leurs missions sur les dossiers des territoires (communes et EPCI) de l'arrondissement et sur les dossiers transversaux (sur des thématiques couvrant plusieurs territoires).
Dans ce cadre, il/elle:
appuie la cheffe de bureau et les chargés de mission dans la préparation et l'édition des dossiers
élabore des courriers, courriels, bordereaux
met en lecture des documents
suit l'agenda et l'organisation de réunions
assure les relations téléphoniques courantes
- Assurer l'interface avec les services instructeurs
du contrôle de légalité (DDTM et BCLI) et budgétaire (BFL)
Dans ce cadre, il/elle:
procède à la mise en parapheur des projets de courriers et demandes d'avis élaborés par les services instructeurs du contrôle et assure leur envoi
veille aux suites données à ces courriers et assure un suivi de la procédure
assure les relations téléphoniques courantes avec les services concernés
- Participer à l'archivage des dossiers du bureau
- Assurer la recherche d'information et la veille documentaire relatives à chaque territoire, en appui à la cheffe de bureau et chargés de mission
- Épauler si besoin l'agent référent en charge des subventions
- Veiller au respect de la démarche qualité résultant du label Quali-ATE

- Participer à l'organisation des élections municipales (renouvellement intégral ou partiel)
- En l'absence des agents titulaires peut être amené(e) à assurer les missions du secrétariat particulier de Mme la sous-préfète
Utilisation des applicatifs Actes, Télérecours - Maîtrise des outils Office (Word, Excel)
Votre environnement professionnel

Activités du service

La sous-préfecture compte 30 agents et comporte un secrétariat général ainsi que trois bureaux: le bureau de l'administration et de la réglementation générale (BARG), le bureau de l'ingénierie territoriale (BIT) et le bureau de l'immigration (BIM). Les services gèrent l'ensemble des missions relevant de l'arrondissement: réglementation générale, aménagement du territoire, développement économique, ingénierie territoriale, relations avec les collectivités et les élus. Le bureau de l'immigration, en sus de la gestion des titres et carte de séjours sur la zone de l'arrondissement, s'est vu confier les cérémonies de naturalisation pour l'ensemble du département du Var.