Assistant Administratif et Assistant de Direction H/F

FRB

Contexte et missions principales

Positionnement fonctionnel : Pôle Finances, administration et ressources humaines. La personne recrutée est placée pour partie sous l'autorité directe du responsable du pôle Finances, administration et ressources humaines, et, pour agira pour partie, sous l'autorité directe de la direction générale et de la présidence. Elle intégrera une équipe composée actuellement de quatre personnes.

Au sein du pôle Finances, administration et ressources humaines, la personne recrutée assurera des missions de secrétariat général, incluant des tâches administratives et des tâches de ressources humaines.

La personne sera notamment chargée de :

1/ Tâches RH en lien avec le responsable du pôle administratif et financier (50%)

- Appui des pôles pour l'ensemble des actes de gestion administrative concernant le recrutement et la situation administrative des salariés de la Fondation (fiches de postes, contrats de travail, charges sociales, déclarations, grille de salaire...)
- Pilotage d'éléments du système d'information RH (Lucca absences et temps) et analyses statistiques à la demande des pôles, du CSE ou de la direction
- Participation à la mise en oeuvre du plan de formation et accompagnement des salariés de la FRB dans les démarches d'inscription et de financement des formations (Compte formation) ; organisation des formations collectives sur les sujets administratifs et de ressources humaines (harcèlement, dynamiques collectives, langues étrangères, outils bureautiques)
- Mise en place une bibliothèque de modèles / de conventions type
- Information des salariés, à partir de l'analyse des situations individuelles, sur les droits et obligations de chacun
- Suivi et mise à jour des procédures RH et administratives de la FRB
- Tenue à jour du DUERP et RPS et du règlement intérieur des services
- Tenue à jour et information des salariés sur les affichages obligatoires

2/ Tâches en lien avec les autres gestionnaires administratives et de secrétariat général (30%)

- Traitement des courriers et courriels reçus sur l'adresse principale de la Fondation (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
- Appui logistique aux pôles pour la planification des réunions et des événements (réservation de salle, restauration, publipostage de badges, etc.) et tenue d'un fichier de salles et de prestataire de restauration à jour.
- Appui des pôles à la gestion logistique des déplacements internes et externes (réservation train, avion, hôtel, des notes de frais, etc.) ;
- Gestion des fournitures du service et des matériels de bureau ;

3/ Assistance de la direction et de la présidence (20%)

Sous l'autorité directe de la directrice générale et du président, la personne recrutée assurera les missions d'assistance de la direction et de la présidence (20%), et notamment :
- Premier contact et prise de rendez-vous de la directrice et du président ;
- Préparation et suivi des conseils d'administration (mise en forme de documents, envoi aux membres, rédaction des décisions, procès-verbaux).
Elle sera également en charge de la préparation et du suivi des conseils d'administration et de certains aspects du secrétariat de direction et de présidence.

Le ou la salariée pourra être appelée à participer ponctuellement à d'autres tâches administratives et de vie collective nécessaires au bon fonctionnement de la FRB.