Assistant ADV et de Direction H/F

l Or des Pres

Rattaché à la direction, vous serez garant de la bonne gestion de l'administration des ventes et de la logistique. Vous travaillerez en autonomie. Vous apporterez un appui administratif à la direction et à l'équipe de transport logistique basée à Rungis.

Vous aurez ainsi pour principales missions professionnelles :

1. LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEUR
- Passer les commandes auprès des fournisseurs (achat et commande à produire)
- Envoi des commandes à produire et vérification de la conformité de la production (J-1)
- Ordonnancement de la production (flux tendu)
- Demande de confirmation, confirmation d'expédition fournisseur à saisir
- Enregistrement des factures d'achat
- Vérifier l'inventaire des produits en stock (quantité, DLC,....)
- Traitement des non conformités, demande d'avoir

2. LA GESTION DES COMMANDES CLIENTS ET DE LA LOGISTIQUE
- Prise des commandes client (email, téléphone, répondeur) (quantité litre / colis...)
- Saisie des bons de commande client
- Affrétement par le transporteur STEF (pour les clients en expédition nationale) saisie sur leur portail
- Etablir le bordereau d'expédition remises clients sur le portail STEF. Imprimer les étiquettes et les envoyer par email.
- Contact téléphonique quotidien avec l'équipe logistique et les chauffeurs livreur basés à Rungis (94) pour le débrief de la journée.
- Pointer/contrôler les commandes clients
- Traitement des non conformités logistique (transporteur réception, entrepôt d'expédition vérification, livraison)
- Archiver les BL clients envoyés par les louageurs
- Vérifier les plannings de tournées des livraisons
- Attestation de traçabilité

3. LA GESTION DE LA FACTURATION ET DES REGLEMENTS
- Edition des factures client
- Enregistrement des factures de frais généraux
- Procéder aux règlements par virement des fournisseurs
- Traitement des anomalies de règlement / Pointage bancaire
- Effectuer les relances clients

4. LE SECRETARIAT DIVERS
- Gestion de la boite email de l'entreprise
- Traitement du courrier et des appels entrants

*Bon à savoir:
- Logiciel de gestion interne efficace, optimisé dernière génération
- Travail sur 2 écrans.

- Bac +2 dans le domaine de la gestion/administration/commerce

- > 3 ans d'Expérience en tant qu'assistant ADV ou sur des activités professionnelles similaires souhaitée : assistant commercial, assistant logistique, assistant de direction

- Aisance avec l'outil informatique et les logiciels de gestion requis (formation prévue en interne sur les logiciels)

- Aptitudes professionnelles requises : capacités à gérer plusieurs tâches polyvalentes, capacités d'organisation et de gestion des priorités, capacité à travailler avec rigueur

- Qualités professionnelles requises : Autonomie, Polyvalence, Dynamisme, Excellent sens du relationnel client, Esprit d'équipe, Sens du service, Sens de la qualité et de la rigueur (secteur du luxe).

Entreprise agroalimentaire de renommée spécialisée dans la distribution de produits laitiers de haute qualité pour les professionnels de la pâtisserie, boulangerie, chocolaterie, hôtellerie- restauration gastronomiques, salons de thé de luxe.

Soucieuse de proposer des produits toujours de meilleure qualité à leur client, l'entreprise fait produire sa propre marque de produits laitiers (oeuf, lait, beurre, crème fraiche, fromage de mascarpone ...) en répondant à un cahier des charges des plus exigeants.

L'entreprise veille au bon respect du processus de traite/collecte, production, transformation et expédition de ses produits, garantissant ainsi :

- Une production certifiée IFS FOOD, ISO 22000, BRC FOOD (3 certifications, gage de qualité. Dont les objectifs sont de Fournir des produits sains au consommateur. Garantir la sécurité des aliments au client ou distributeur, répondre aux exigences de la réglementation communautaire en matière d'hygiène.)

- Une fraicheur de leur produit irréprochable certifiée par des labels officiels : LABEL ROUGE, origine AOP, Certification de conformité de produit (CCP)

- Une traçabilité rigoureuse et maitrisée.

Reconnu pour la fiabilité de leur service client, ainsi que la fraicheur et haute qualité de leur produit, notre partenaire fournit une clientèle prestigieuse telle que : LE NOTRE, PIERRE HERME, ALAIN DUCASSE, CYRIL LIGNAC, LA DUREE, ANGELINA, LA MAISON DU CHOCOLAT, CAFE LOUIS VUITTON, MINISTERE... etc.