Agent de Logistique - Sécurisation des Dossiers Urbains - Commune de Mamoudzou H/F

Communes

Sous la responsabilité directe du Directeur de l'Urbanisme, du Foncier, du Logement
et de l'Habitat (DUFLH), l'agent est chargé de collecter, transmettre et suivre les
documents administratifs, en garantissant leur sécurisation, leur confidentialité et
leur traçabilité. Il participe activement à la gestion des archives physiques et
numériques, en mettant en place des solutions efficaces de classement et de
conservation des documents.
En plus de ses missions de gestion documentaire, l'agent joue un rôle crucial dans
la dématérialisation des processus administratifs. Il utilise des outils numériques et
des logiciels de gestion documentaire pour garantir une transmission fluide et
sécurisée des informations entre la direction et ses partenaires. Il est également
chargé de suivre la mise à jour des archives numériques et de s'assurer que les
documents sont traités dans le respect des normes de sécurité et de confidentialité.

Logistique administrative et courrier
Assurer la collecte, le tri, l'enregistrement et la distribution du courrier
entrant et sortant (interne et externe).
Effectuer les courses administratives auprès des partenaires institutionnels
(Préfecture, Cadastre, DAAF, notaires, etc.).
Garantir la traçabilité et la confidentialité des documents transportés.
Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de signature.
Appui à la gestion documentaire et à l'archivage
Participer au classement, à la numérisation et à la mise à jour des dossiers
(urbanisme, foncier, etc).
Utiliser les outils informatiques d'archivage (bases documentaires, GED,
SIG ou autres logiciels métiers).
Contribuer à la modernisation du système d'archivage de la direction
(transition papier numérique).
Participer à la mise à jour et au suivi du plan de classement des documents
administratifs.
Soutenir les équipes techniques dans la préparation et le rangement des
dossiers d'instruction (CU, DP, PC, etc.).
Support logistique et transversal
Appuyer la direction dans la préparation des réunions et des déplacements
(préparation de dossiers, mise à disposition de documents).
Assurer la gestion et le suivi du stock de fournitures, matériels et
consommables de la direction.
Participer à la bonne organisation des espaces de travail et des salles
d'archives.