Responsable du Bureau du Courrier pour la Présidence H/F

Service Public

Mission et activités:

1.1 Encadrement et coordination

- Encadre les agents affectés au bureau du courrier de la présidence: un administrateur fonctionnel de la solution de gestion électronique des documents (GED) et un rédacteur polyvalent, tous deux de catégorie B;

- Veille au respect des règles de sécurité et de confidentialité de tous les documents et informations circulant au sein du bureau du courrier de la présidence;

- Met en place les objectifs et les nouveaux projets conçus avec la direction du cabinet;

- Elabore et fait valider par la direction le planning et les demandes de congés.

1.2 Gestion du courrier de la présidence et de la permanence téléphonique

- Fait valider le circuit du courrier et les réponses types émanant du bureau du courrier de la présidence par la Cheffe de cabinet;

- Supervise l'établissement du bilan statistique hebdomadaire issu des données de l'application GED en fonction des demandes exprimées par le cabinet;

- Veille à l'application de toutes les procédures du bureau du courrier de la Présidence;

- Supervise l'archivage réalisé par la DSI;

- Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet de la Présidence;

1.3 Rédaction de courriers

- Rédige certains projets de réponse type à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet en accord avec le cabinet;

- Supervise et contrôle la mise en ligne dans l'application des modèles de réponses à destination des Adg suivant la charte définie par le cabinet;

- Rédige les notes de présentation du service et de synthèse pour le cabinet;

1.4 Supervision de la GED

- Gère le développement de la GED en fonction des besoins du cabinet de la Présidence et veille au bon déroulement des mises à jour du logiciel de GED;

- Validation de la préparation de la base de données de la GED sur le serveur de la présidence réalisée par la DSI

- Habilitation des postes informatiques à consulter le serveur de la présidence à la demande du cabinet ;

- Assure l'interface avec le cabinet et les services de l'Assemblée nationale (SGAP, DSI)concernant la circulation du courrier numérisé dans le logiciel de GED;

- Présente l'application GED aux membres du cabinet.