Secrétaire H/F

France Travail

Au sein de cette entreprise spécialisée dans le chauffage, la plomberie et la rénovation, vous assisterez la gérante dans les tâches administratives courantes: gestion des rendez-vous, organisation de déplacements, préparation des dossiers et réunions, accueil physique et téléphonique.

1. Accueillir et traiter les demandes des clients:
- Accueil physique et téléphonique, gestion des mails
- Apporter des premiers éléments de réponse ou orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers le bon interlocuteur
- Prendre les rendez-vous
- Gérer l'encaissement

2. Organisation et gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité:
- Classer les documents selon les procédures internes de classement et d'archivage, trier le courrier
- Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation ...)
- Rédiger les devis de pièces détachées (devis simples, avec accompagnement) et recherche des pièces détachées avec les techniciens

3. Participer au suivi administratif des chantiers
- Préparer les chantiers: vérifier que le matériel est commandé, réceptionné et que le client est prévenu
- Mettre en forme le planning des techniciens
- Planifier les chantiers
- Suivre les entrées et sorties de stock

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE:
- Appliquer le règlement intérieur et véhiculer l'image de l'entreprise et respecter l'organisation du travail
- Travailler en équipe, identifier les rôles et fonctions de chacun, solliciter la bonne personne en fonction des besoins
- S'intéresser à l'activité: matériaux et processus liés au second oeuvre
- Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe)
- Maitriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, agenda Google, logiciel de gestion de chantier idéalement), internet et les fonctions de base d'une messagerie
- Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais, gérer les priorités, faire preuve d'initiative et de rapidité de réflexion et d'exécution
- Avoir le sens du service avec les clients IMPERATIF
- Etre dynamique et gérer son stress (en saison haute, gestion de 30 à 40 appels par jour)

Poste à pourvoir rapidement. travail sur 4 jours, de 28 à 32 heures (repos le mercredi).