Assistant·e Administratif·ve H/F

Service Public

Présentation du poste:

Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, l'assistante administrative est en charge du traitement administratif de dossiers.

Dans ce contexte, l'assistante de formation a pour mission :

- De réaliser toutes les tâches administratives et d'accueil qui lui sont confiées,

- De savoir travailler en équipe et transmettre les informations,

- D'assurer des missions plus spécifiques confiées selon les projets en cours.

LES MISSIONS

L'assistante administrative a les missions suivantes:

Ø Secrétariat

- Rédaction de courriers, synthèse, compte-rendu...,

- Création et mise à jour de tableaux de bord,

- Organisation d'évènements,

- Appui au suivi logistique dans le cadre du Diplôme d'Etudes en langue française,

- Appui administratif au pôle D2I - Europe.

- Appui au pôle DAVA

Ø Formation:

- Suivi du tableau de bord global des demandes MATU,

- Création et diffusion des supports des fiches de formation (catalogue et mise à jour d'Agora),

- Gérer la logistique lors des formations (réservation des salles, accueil...),

- Effectuer un suivi et une gestion administrative des formations (devis, convocation, émargement, attestation, évaluation, synthèse, suivi frais de déplacement...),

- Réaliser le bilan de formation (nombre de participants, coûts...),

- Entretenir des relations avec les intervenants, les stagiaires,

- Appui à la bonne coordination du pôle D2I (gestion des méls...),

- Faire un suivi régulier du bilan après chaque formation afin de fournir en fin d'année le bilan global des formations (bilan des stagiaires, bilan pédagogique).

Ø Diplôme d'Etudes en langue française (DELF) :

- Aider à la mise en place des sessions d'examens DELF en coordination avec la Responsable de l'organisation

Ø Validation des acquis de l'expérience (VAE):

- Venir en appui administratif du pôle DAVA

Profil requis:

CONNAISSANCES

- Connaissances de la démarche Qualité.

SAVOIRS FAIRE

- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, WORD, EXCEL, PowerPoint),

- Logiciels informatiques (Suite Office).

SAVOIRS ETRE

- Sens relationnel,

- Sens de l'organisation, rigueur,

- Autonomie,

- Prise d'initiative,

- Capacité à travailler en équipe,

- Discrétion et réactivité.

Conditions d'exercice:

Salaire déterminé par le GIP en fonction de la grille indiciaire de la fonction publique.