Assistant de Copropriétés Paris H/F Immo City Holding

Nous recherchons pour un poste d'Assistant(e) de copropriété confirmé(e), pour notre cabinet de Paris centre;

Vos missions principales:

- Réceptionner des visiteurs, clients, fournisseurs.
- Gérer les appels entrants, traiter les demandes, répondre aux problématiques de 1er niveau des (co)propriétaires et locataires, attribuer les badges et émetteurs.
- Prendre en charge la création des nouveaux immeubles : mise en place de l'immeuble, envoi de la fiche de renseignements, instauration la boite mail générale pour les conseils.
- Préparer les dossiers des réunions trimestrielles des conseils.
- Envoyer les mailings permettant de relever les compteurs d'eau.
- Établir les demandes de devis, les ordres de service, en assurer la surveillance et le contrôle d'exécution.
- Préparer les assemblées générales, convoquer les conseils syndicaux pour les réunions de vérifications des comptes selon les plannings établis, rédiger l'ordre du jour des convocations (vérification de toutes les annexes en collaboration avec le gestionnaire), être présent en assemblée générale pour les copropriétés importantes si besoin.
- Gérer le tableau récapitulatif des travaux votés en assemblée générale et mettre en application les décisions prises en assemblée générale en accord avec le gestionnaire.
- Préparer les procès-verbaux de réception de travaux, rédiger et mettre en forme les documents, les suivre et procéder au classement.
- Suivre les dossiers travaux (entretiens et courants), sinistres courants et contentieux en collaboration avec le service dédié.
- Mettre à jour annuellement le registre des copropriétés.
- Indexer et archiver les comptes-rendus, dossiers, courriers, etc