Assistante de Direction H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Rouen

Au sein du secteur Affaires générales de la Direction des Finances et du Contrôle de Gestion et sous la responsabilité du Directeur adjoint référent, l'Assistant de direction a pour principales missions :

Organisation et vie de la DFCG :
- Gestion de l'accueil physique de la DFCG
- Gestion de l'accueil téléphonique de la DFCG (réception et orientation des appels internes et externes) : ligne téléphonique du secrétariat de direction, renvois de ligne téléphonique des directeurs le cas échéant
- Gestion du courrier réceptionné à la DFCG et de son archivage
- Organisation des moments de convivialité de la DFCG
- Commande et gestion des fournitures
- Saisie des congés des cadres de la Direction et des agents du pôle Pilotage budgétaire et financier

Gestion d'agenda :
- Gestion de l'agenda des deux directeurs adjoints de la DFCG et préparation des fonds de dossier
- Gestion des demandes de programmation complexe de l'encadrement supérieur
- Coordination hebdomadaire avec le chargé d'Affaires générales de la DFCG, qui gère l'agenda du Directeur des Finances et du Contrôle de gestion
- Coordination et gestion de certains cycles de gestion :
o Rédaction de lettres de cadrage annuel de processus transversaux (dialogue de gestion, séances de la Délégation à l'Information médicale et à l'Activité - DIMA, etc.)
o De manière générale, gestion de la programmation des réunions (horaire, lieu, participations), préparation et diffusion des ordres du jour en amont, réalisation de supports de présentation le cas échéant, mise en forme et diffusion des relevés de décision
o Cycles de gestion concernés : ceux dépendant du pôle Pilotage médico-économique et du pôle Pilotage du Parcours administratif du patient et de la Valorisation de l'activité :
- Dialogue de gestion entre la Direction et les pôles et services de soins, coordonné par la DFCG
- DIMA (bureaux, séances plénières, séances de travail des Groupes indicateurs, Groupe technique Parcours administratif du patient, cellule ORA, etc.), co-présidée par le Directeur des Finances et du Contrôle de gestion
- « Amphithéâtres du service des Admissions et de la Facturation » semestriels
- Atelier des projets, en lien avec le secrétariat de la Direction de l'Appui à la stratégie et aux projets (DASP)
- « Temps de travail inter-directions » (un mardi sur deux en alternance avec les -teliers des projets), en lien avec le secrétariat de la DASP, chargé de la coordination de ces temps, et les secrétariats des autres directions impliquées le cas échéant
- Réunions trilatérales mensuelles entre le Directeur des Finances et du Contrôle de gestion, les Directeurs référents de pôle et les cadres gestionnaires de pôle
- Participations et contribution de la DFCG au Comité du projet stratégique, en lien avec la Direction générale et la DASP
- Gestion du planning de la salle de réunion "Finances"