Assistant de Direction au Cabinet du Maire - Mairie de Talence H/F

Communes

Le Cabinet du Maire de Talence recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet.

Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez prioritairement en charge le suivi de l'agenda du Maire mais également des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.

A titre principal, assurer le suivi de l'agenda de M. le Maire
- Planifier les rendez-vous de M. le Maire, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement en fonction de ses priorités ;
- Organiser les déplacements extérieurs et les déjeuners de travail ;
- Veiller à la bonne transmission des notes préparatoires aux rendez-vous ;
- Contribution à la rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services.

Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers.

Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.