Office Manager H/F AViv

Au sein de l'équipe Workplace & Facilities, vous êtes garant·e du bon fonctionnement des bureaux, des services généraux et de la flotte automobile, tout en pilotant des projets immobiliers structurants. Vous contribuez activement à offrir aux collaborateurs un environnement de travail sûr, fonctionnel et agréable.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion de la flotte automobile

- Gestion d'une flotte d'environ 60 véhicules (véhicules de fonction et de service)
- Collaboration étroite avec le gestionnaire de flotte
- Suivi opérationnel et administratif de la flotte

Projets immobiliers & aménagement

- Pilotage de la sous-location des bureaux parisiens (6 et 7 étages) :), renégociation contractuelle, collaboration avec les équipes juridique, finance, RH
- Vénissieux : projet de réaménagement des bureaux et mise en conformité électrique
- Aix-en-Provence : recherche et mise en place d'espaces de coworking

Gestion des bureaux & services

- Point de contact avec le bailleur et les prestataires des parties communes à Paris
- Participation aux réunions locataires et au suivi du restaurant d'entreprise (réunions trimestrielles)
- Gestion des espaces de coworking (en région)
- Déplacements ponctuels dans les bureaux en région

Expérience collaborateur & onboarding

- Organisation des visites des locaux pour les nouveaux collaborateurs
- Présentation de l'équipe Workplace & Facilities lors des sessions d'intégration trimestrielles

Santé, sécurité & conformité

- Participation aux réunions CSSCT (trimestrielles)
- Contribution aux sujets de Qualité de Vie au Travail, mise à jour du DUERP et plans de prévention
- Suivi des contrôles réglementaires, notamment électriques
- Rôle de responsable d'évacuation et organisation des exercices incendie semestriel

Gestion administrative, budget & facturation

- Création des bons de commande (PO) et suivi des factures sur Workday
- Gestion et suivi du budget en lien avec le contrôle de gestion
- Optimisation des coûts et des prestataires

Management

- Management direct de 2 collaborateurs (hôtesse d'accueil et chargée des services généraux)
- Gestion de leur congés et de leur évaluation semestrielle

Communication & opérationnel

- Communication interne ponctuelle (email, Slack) pour relayer informations et règles

Prise en charge des sujets opérationnels et des prestataires lors des absences de l'équipe