Gestionnaire du Projet Cluster IA Réf. Ia2 H/F

Sorbonne Universite

Ce poste est à pourvoir au sein de Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI), Campus Pierre et Marie Curie, Bâtiment Esclangon.

Fonctions : Assistant.e - administrati/fve et financier.e
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 36 mois.

Mission principale :

Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de SCAI, et de la responsable administrative de SCAI, coordonner et assurer la gestion administrative et financière du projet PostGenAI@Paris au sein du SCAI, en étroite collaboration avec le ou la cheffe de projet PostGenAI@Paris.

Activités principales :

1) Suivi et reporting budgétaire

Aider a la mise en place du budget du projet et suivi de son execution
Realiser des bilans financiers mensuels, anticiper l'evolution des depenses des equipes
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

2) Gestion des commandes d'achat : établir les devis, bons de commande et assurer la vérification et le suivi des échanges avec les fournisseurs

3) Gestion des déplacements : instruire les dossiers de mission pour les personnels associés au projet

4) Organisation et gestion des réunions, séminaires et évènements du projet : assister l'équipe du projet dans la planification et l'organisation des réunions, séminaires et événements du projet (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendus, rapports.)

5) Recrutement : préparer les dossiers de recrutement avec le service RH et aider à l'installation des nouveaux agents au sein de SCAI

6) Communication
Coordination avec les gestionnaires de SCAI/ISCD/Laboratoires/départements/services concernés par le Cluster
Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (partenaires, fournisseurs, services de l'université).
Diffuser les informations et les documents nécessaires au bon fonctionnement du projet
Participer à l'élaboration et à la mise à jour des supports de communication

7) Missions transversales SCAI : participation à la coordination et gestion collective de SCAI dans le cadre de missions transversales
Gestion et validations des salles
Vérifier et suivre le bon déroulement (entretien, rangement.) du plateau
Accueillir, informer et orienter dans les demarches administratives les visiteurs/étudiants/enseignants-chercheurs/partenaires/personnes externes.avec l'aide de l'equipe de SCAI
Assister à l'organisation des évènements de SCAI
Assister les collègues ponctuellement si nécessaire sur d'autres activités de SCAI, par exemple des tâches liées à d'autres projets comme SOUND.AI, Sorbonne.AI.

Outils spécifiques à l'activité
Sifac Smartdata, Lab&Co
Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne

Encadrement : Non