Gestionnaire Administratif H/F

Service Public

Mission principale

Le/ la gestionnaire administratif-ve est le/la référent-e administratif-ve de l'unité de recherche. En lien étroit avec la direction de l'unité et les services d'appui des tutelles de l'unité, il/elle assure une
gestion globale et sécurisée des activités administratives, financières, logistiques et de ressources humaines du laboratoire.

Administration générale :
- Assurer la circulation de l'information au sein de l'unité et être l'interlocuteur privilégié des
services des tutelles et des partenaires extérieurs
- Instruire et sécuriser des dossiers administratifs et financiers complexes, en veillant au respect de la réglementation en vigueur et des procédures des tutelles
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour améliorer le
fonctionnement de la structure
- Rédiger des compte-rendus, rapports et notes de synthèse
- Mettre en forme des documents en français voire en anglais (demandes de financement ou rapports scientifiques)
- Coordonner les aspects logistiques de la structure (réception et tri du courrier, accueil de sociétés extérieurs, réception de colis)

Financier :
- Assurer le suivi budgétaire de l'unité
- Réaliser le suivi administratif et financier des dépenses sur projets de recherche en lien avec les partenaires financiers
- Procéder à l'engagement des commandes, leurs réceptions, la validation du service fait
- Interagir avec les fournisseurs, procéder aux relances nécessaires et prévenir les contentieux
- Assurer la planification et l'organisation des missions des agents de l'unité :
réservation, suivi organisationnel et financier, remboursement des frais de
déplacement
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord, notamment budgétaires, identifier des indicateurs de suivi, produire des bilans et des statistiques afin de contribuer à l'aide à la décision de la direction de l'unité

Ressources humaines
- Procéder aux demandes de recrutement d'agents contractuels auprès des tutelles de l'unité, assurer le suivi de leur renouvellement le cas échéant
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants dans l'unité
- Instruire les demandes d'accueil de stagiaires, gérer la mise en place des conventions de stage et le paiement des gratifications