Secrétaire de Cabinet du Maire - Commune de Thann H/F

Communes

Au sein d'un binôme de secrétaires, vous exercez vos missions principales dans les espaces de l'Hôtel de Ville. Votre implication au quotidien, votre adaptabilité contribuent au bon fonctionnement de la Collectivité.
En interaction constante avec les élus, les services, les partenaires externes vous avez la capacité de prioriser votre travail, de faire face à des impondérables. Votre connaissance du fonctionnement d'une Collectivité, de ses enjeux vous permet d'exercer vos missions avec neutralité et réserve. La relation quotidienne et directe avec le Maire, ses Adjoints, le DGS vous impose un devoir de discrétion.
Vous savez, en vous appuyant sur vos qualités de gestion et de réactivité, répondre aux attentes d'une actualité variable et pouvant être dense.

Organisation, suivi, accueil du secrétariat du Maire et des élus :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au Cabinet du Maire et des élus,
- Gérer l'agenda du Maire,
- Gérer le courrier de la Collectivité et du Maire : diffusion via outil GEC, suivi, rédaction de contenus...
- Préparer les dossiers du Maire en relation avec les élus, les services et autres partenaires institutionnels, associatifs et privés,
- Préparer des éléments de discours et d'interventions pour le Maire,
- Assurer la veille sur les principaux dossiers faisant l'objet d'une actualité pour la Ville de Thann,
- Etablir le planning hebdomadaire des réunions et manifestations,
- Assurer l'interface avec les partenaires et les services concernant la gestion des rdvs et des agendas.

Cérémonies, Manifestations :
- Gérer et mettre à jour le fichier des forces vives de la Ville et des personnalités,
- Organiser, contrôler et suivre les invitations liées aux manifestations Ville,
- Organiser les cérémonies au sein de l'hôtel de Ville : suivi des partenaires, commandes...
- Assister ponctuellement les services dans l'organisation de grands évènements annuels (Crémation des Trois Sapins, Réception de Nouvel An...),

Communication :
- Être force de proposition sur sujets de communication au regard de l'actualité de la Collectivité.

Gestion des espaces :
- Suivi des espaces,
- Gestion des permanences à l'Hôtel de Ville : conciliateur de justice, audition logement, réunions avec partenaires...