Assistant de Direction Réf. 2025-161 H/F

Sorbonne Université– Services Universitaires

Fonctions : Assistant-e de Direction
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

- Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
- Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction
- Contribuer aux activités de coordination et de communication
- Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure

Activités principales :

- Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques
- Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications...
- Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais...
- Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ...
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

- Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ...
- Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
- Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :

- Sifac
- Smartdata

Encadrement : NON