Adjoint Administratif Assistant du Cadre Supérieur du Pôle H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne

Il assure les missions qui lui sont confiées dans les domaines suivants :

Suivi de la mise en oeuvre du plan de formation du pôle
- Assure et coordonne avec le cadre supérieur le plan de formation : synthèse, suivi, formation de sécurité, formations flash spécifiques au pôle.
- Recueil les demandes de formation réalisées par chaque cadre à l'issue des entretiens et en assure la synthèse pour le pôle
- Prépare la réunion de la commission de formation de pôle
- Met en oeuvre les actions de formations définies et validées au plan,en collaboration avec le service formation.
- Réalise la synthèse des analyses des programmes de formations en partenariat avec l'encadrement, met en page les documents nécessaires et s'assure de l'envoi au service formation.
- Suit le budget formation alloué au pôle.

Gestion administrative :
- Gestion de l'agenda, planification des rdv, retour sur les différents Doodle, mise à jour des agendas en regard des différentes sollicitations et absences du CSS.
- Organisation des rendez-vous pour les entretiens de recrutement, recueil des pièces administratives nécessaires, préparation du dossier pour le CSS.
- Envoi des mails de suivi à la DSIRMT (suivi des recrutements avec C Dumont).
- Gère de façon suivie les dossiers de recrutements:
o Tenue du tableau récapitulatif: coordonnées des agents vus en entretien, finalisation ou pas du recrutement.
o Réalise des statistiques pour le pôle au regard d'indicateurs validés par le CSS.
- Gestion avec les CS de leurs rdv de reportings.
- Préparation des outils de reportings sur la ressource partagée du pôle, mise à jour des documents.
- Préparation des ordres du jour aux réunions d'encadrement du pôle au regard des informations transmises par le CSS.
- Rédaction des CR pour validation CSS
- Rédaction des rapports de synthèse et PPT pour différentes présentations: instances, conférence de pôle, etc....
- Gestion des appels téléphoniques de la ligne du CSS lors des rdv ou réunions.
- Gestion des différentes habilitations: droits easily, ressources partagées, GAM, etc... pour les agents du pôle.
- Préparation des réunions: réservation de salle, mail aux participants, gestion agenda.
- Formalisation du plan d'équipement en partenariat avec l'encadrement de proximité (plan global du pôle).
- Mise à jour de la base documentaire du pôle au regard en collaboration avec l'encadrement de proximité: nouveaux formats des fiches de postes, documents qualités, etc...
- Implémentation de documents dans la ressource partagée du pôle.

Gestion des ressources humaines
- Préparation des pièces administratives pour publication de postes, transformation postes pour mise à la signature du CSS avant envoi DRH.
- Gestion des documents administratifs adressés par les agent