Assistant Administratif H/F

CAPI

Rattaché(e) à la Responsable du secteur Administratif et Financier de la DSI, vous serez chargé(e) de réaliser les missions administratives de la Direction des Systèmes d'Information et Numérique selon une organisation évolutive des activités (spécialisation/continuité de service).

Dans ce cadre, vos activités seront :
Assurer la gestion du budget de la CAPI et des membres du service commun
Assurer le suivi permanent du budget (mise à jour du tableau de suivi de l'enveloppe annuelle et des lignes APCP et PPI)
Alerter en cas de dépassement, réaliser les ajustements (AS et DM)
Assurer l'exécution financière par contrôle et saisie des bons, devis, marchés
Assurer la vérification des factures
Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance, des certificats électroniques et du parc de copieurs
Assurer la gestion administrative des achats et des marchés publics

- Participer à la gestion administrative des marchés dans toutes les phases : rédaction, passation, exécution, et admission
Assurer la gestion des conventions et des actes administratifs

- Participer à l'élaboration, la diffusion et le suivi des actes administratifs (délibération, avenant, PV réception, refacturation, .)
- Assurer un suivi des conventions de prestations de services avec les communes membres de la CAPI
- Participer à la préparation des dossiers à passer dans les instances de décision des collectivités (Bureau, Conseil, CAO, CT, ...)
Assurer la gestion administrative de la direction
- Centraliser des informations de la direction et procéder à l'archivage
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction en roulement avec le chargé administratif
- Assurer la gestion des courriers/courriels, aiguillage et suivi des réponses
- Organiser les réunions du service (aspects logistiques)
- Rédiger des comptes rendus de réunion, des projets de courrier, de notes
- Gérer les commandes de fournitures administratives du service en lien avec la direction des Moyens
Généraux
- Effectuer le suivi de tableaux de bord transverses

Savoir et savoir-faire :
Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
Maitriser les notions essentielles de la comptabilité publique
Connaitre les notions essentielles de gestion budgétaire
Connaître les métiers et le fonctionnement d'une Direction des Systèmes d'Information
Maitriser les notions techniques pour le suivi des contrats et le pilotage de la relation fournisseur
concernant les applications métiers et les moyens d'impression
Maîtriser les techniques de secrétariat et des écrits professionnels
Maîtriser les applications métiers CIVIL NET FINANCE, IPARAPHEUR et GLPI
Maîtriser de manière avancée les outils bureautiques Word, Excel, One note
Savoir hiérarchiser des informations et/ou demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
Maîtriser l'utilisation des outils de gestion d'activité
Maîtriser les techniques de communication Maîtriser les techniques d'accueil Maîtriser les
techniques de gestion du temps et des priorités

Savoir être :
Sens relationnel, Rigueur, Discrétion professionnelle, Autonomie, Qualités de rigueur, de précision et d'organisation

Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d'année Autres avantages : RTT + Chèques-Déjeuner + Épargne chèques vacances + Comité des oeuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous conditions.