Office Manager H/F

Tess Hannoun Conseil

Services généraux & gestion des locaux

- Gestion des fournitures administratives, papier, matériel IT et copieurs, petit mobilier, consommables type boissons, café, etc.
- Supervision des services confiés aux prestataires du Cabinet : maintenances diverses, ménage, intervention technique, petits travaux.
- Suivi de la vie des contrats de prestation de service et fourniture, dénonciation, renouvellement, mise en concurrence et sélection des fournisseurs et prestataires.
- Coordination des déménagements internes et réaménagements des espaces.

- Gestion de la téléphonie fixe et de la flotte mobile.
- Suivi des demandes de déplacement (voyages, taxis, etc.).

- Supervision et rationalisation de la gestion de la documentation papier (ouvrages, revues), des bases documentaires et ressources juridiques numériques selon les besoins.

Informatique & télécommunications

- Assurer la disponibilité du matériel et des paramétrages des postes informatiques pour les nouveaux arrivants et leur accès au réseau du Cabinet et superviser les départs.
- Interface avec le prestataire IT (maintenance, réseau, cybersécurité).
- Veille et suivi de l'actualité des logiciels métiers (mise à jour et nouveaux outils).
- Suivre le déploiement de nouveaux outils (SharePoint, IA, DocuSign, Zlawyer, etc.).

Ressources humaines

- Gestion des formalités liées aux arrivées et aux départs
- Mise à jour des processus d'onboarding et d'offboarding.
- Préparation des contrats sous la supervision des associés.
- Gestion du poste accueil et du prestataire en place.
- Supervision et animation de l'équipe des assistantes et organisation et suivi des plannings (congés, télétravail).
- Gestion administrative du personnel salarié, adhésion mutuelle, médecine du travail, DUE.
- Collecte des éléments à transmettre au prestataire de paie. Pour les avocats, coordination avec l'ordre, le SEP.

Marketing & communication

- Organisation d'événements internes, moments de convivialité team building et d'événements clients.
- Sélection et préparation des forums de recrutement (EFB, écoles...).

- Coordination de la communication interne (réseaux sociaux, information liée à la vie du Cabinet, supports divers) et relation avec l'agence de communication selon les demandes des associé(e)s.

8. Finance & comptabilité

- Mise en place et suivi d'un budget des dépenses des prestataires et fournisseurs.

- Vérifier l'assiduité de la saisie des temps avec les assistantes et les associés et mise en place d'un tableau de suivi pour l'analyse.
- Echanges avec le cabinet d'expertise comptable pour la partie des charges (note de frais et factures fournisseurs.
- Analyse ponctuelles 'éléments de chiffres selon la demande des associés

- Expérience confirmée en office management, ou gestion support en cabinet d'avocats, cabinet de conseil, entreprise de services ou environnement exigeant.
- Polyvalence, sens du service, gestion des priorités et autonomie.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à piloter plusieurs projets simultanément.
- Aisance relationnelle et à manager discrétion, sens de la confidentialité.
- Connaissance des environnements IT et appétence pour l'amélioration des process.
- Solide connaissance, du pack office (Word Excel et Powerpoint) et d'outil de saisie de temps et facturation.
- L'anglais est un plus

Cabinet d'avocats parisien full service recherche son office manager.

Sous la tutelle d'un comité exécutif composés d'avocats, l'office manger supervise les services généraux, le volet financier de la structure, l'IT, les RH, le marketing et la communication.