Chargé d'Accueil État-Civil et Secrétaire Service Technique H/F

Pôle Emploi

Placé(e) sous l'autorité directe de la Responsable du Pôle administration générale, vous accueillez, orientez, et renseignez le public tout en représentant l'image de la collectivité auprès des administrés.

À ce titre, vous exercez les missions suivantes à hauteur de 50% d'un temps complet :
Accueil physique et téléphonique du public
. Accueillir le public avec amabilité,
. Prendre des messages,
. Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
. Mettre en relation des correspondants,
. Conserver neutralité et objectivité face aux situations.

Renseignement et orientation du public
. Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
. Présenter des documents d'information et de communication,
. Orienter vers les personnes et services compétents.
Gestion de l'État-civil
. Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relatifs à l'État-civil, contrôler l'authenticité des documents fournis.

Affaires générales

. Délivrer les attestations d'accueil pour les étrangers,
. Recenser les inscriptions pour le service citoyen,
. Gestion des demandes de médailles du travail pour le secteur privé,
. Suivi du livre blanc,
. Réception et délivrance des documents et dossiers administratifs (plis d'huissier, .),
. Réception du courrier et dépose du courrier à la Poste.
Polyvalence Funéraire/Élections/Recensement
. En l'absence de l'Agent référent Funéraire/Élections/Recensement.

Assistant secrétariat Pôle des services techniques (h/f)

Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur des Services Techniques, vous apportez une aide permanente, en termes d'organisation, de gestions d'outils de pilotage et de suivi, de tableaux de bords, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

À ce titre, vous exercez les missions suivantes à hauteur de 50% d'un temps complet :

Accueil et information
. Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels,
. Gestion des demandes d'intervention auprès des services techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission,
. Enregistrement des messages et transmission auprès de la direction.

Secrétariat technique
. Suivi des courriers du pôle,
. Mise en forme et édition de courriers, arrêtés et documents inhérents aux services techniques,
. Gestion du logiciel LUXIOME (éclairage public) : recensement des demandes des administrés et rédaction des courriers de transmission de QR codes associés au dispositif,
. Suivi hebdomadaire de l'agenda du Directeur des services techniques,
. Suivi du planning d'intervention du Centre Technique Municipal,
. Participation aux réunions de service.

Votre profil
- Maîtrise de la règlementation et des procédures administratives en matière d'État-civil.
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Grande discrétion professionnelle.
- Maîtrise des logiciels bureautiques.
- Sens de l'écoute, du relationnel (communication interne et externe).
- Sens des responsabilités, capacité à travailler en équipe, à rendre des comptes, adaptabilité.
- Gestion du temps et des priorités.

- Diplôme dans le secrétariat souhaité.
- Expérience similaire en qualité d'agent d'accueil et de secrétariat souhaitée.
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.

Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire (IFSE mensuelle et CIA en fin d'année) + chèque de noël annuel de 100 € + un accès au CNAS, organisme de prestations d'actions sociales (réductions cinéma, chèques vacances, .) + participation employeur à un contrat groupe pour la prévoyance (20€/mois) + politique de formation développée + proximité des transports en commun (gare Transilien H, bus) ou stationnement de proximité.

Spécificité du poste : Travail le samedi matin et/ou après-midi pour la célébration des mariages programmés
37h30 avec RTT du lundi au vendredi en dehors du mercredi après-midi