Assistant Administratif Ctm - Mairie de Franconville H/F

Communes

Accueil téléphonique et physique et missions administratives liées aux services entretien et lingerie, espaces verts, régie bâtiment et régie voirie.

Mission 1 : Standard téléphonique et accueil physique

Mission 2 : Relais RH du CTM

- Gestion des présences et des absences en lien avec les responsables de service du pôle et avec la direction des ressources humaines
- Suivi des heures supplémentaires des agents
- Partage des informations relevant des agents avec la DRH (AT, congés longue maladie, AM, heures supplémentaires)
- Gestion des demandes de stage

Mission 3 : Gestion administrative des signalements et des demandes d'intervention

- Astech et Néocity : création, clôture, classement et archivage des feuilles d'intervention
- Suivi des demandes d'intervention émises par mail ou courrier

Mission 4 : Gestion administrative des demandes de prêts de matériel

Relais du cabinet du Maire pour accord de principe
- Lien avec les services concernés pour la disponibilité du matériel et les conditions de livraison
- Contact avec les demandeurs pour organiser la planification des livraisons, la reprise et envoi des courriers de réponse
- Création des demandes astech de prêt de matériel

Mission 5 : Gestion administrative des demandes de prêt de véhicules

- Réception des demandes et vérification du respect de la procédure (rappel et renvoi du formulaire si besoin)
- S'assurer que les 3 signataires ont signé dans l'ordre
- Impression du formulaire signé du garage et du prêteur pour signature direction CTM
- Numérisation et envoi du formulaire signé de toutes les parties au prêteur, au garage, au demandeur

Mission 6 : Coordination des évènements au niveau du CTM

- Réception des demandes par note de service, demande astech ou mail
- Participation aux réunions de direction du CTM pour collecter les informations sur chaque évènement
- Echanges avec le demandeur et les services concernés pour collecter ou transmettre des informations/questions (interlocuteur privilégié du demandeur)
- Création de la fiche évènement et mise à jour des informations + envoi de la fiche au demandeur/organisateur + services du CTM
- Création des demandes astech suite aux notes de services et mails
- Archivage numérique des documents relatifs aux évènements ainsi que les annotations