Assistante de Direction - Mairie de Nevers H/F

Communes

Recrute 1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) au sein de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales de la Mairie de NEVERS à Temps complet

Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous aurez pour missions :

- Assister aux réunions de service et de directions et rédiger les relevés de décisions et comptes-rendus
- Etablir les notes internes et externes de la Direction RH
- Préparer les dossiers pour les points RH réguliers entre la DRH, les élus et M. le Maire / Président
- Veiller au suivi du circuit de parapheurs RH
- Saisie des délibérations sur WebDelib
- Editer et suivre les délibérations, décisions du Maire/Président et tout document émis par la direction
- Gestion des signatures et retours de documents RH (dispatchage dans les services concernés)
- Gestion des courriers entrants de la Direction RH (redistribution dans les services)
- Contrôler la mise en forme des courriers sortants et documents mis en signature de la Direction RH ou de l'élu concerné
- Gestion de l'agenda de la Direction RH (prise de rendez- vous, rappel des échéances, etc...)
- Intégrer les priorités de la Direction RH dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Gestion des demandes de stages (saisies du service concernée, établissements des conventions, prise de contact avec les écoles, etc...)
- Gestion du télétravail (récupération des dossiers, établissements de l'arrêté et saisie dans le logiciel RH)
- Constitution du dossier régie (récupération des pièces administratives)
- Gestion comptable de la Direction RH (bon de commande, établissements des factures, etc...)
- Assurer le suivi des ordres de mission (hors formation) et traitement les frais afférents (déplacements, hôtels, frais de bouche...)
- Contribuer à la mise à jour des procédures, fiches pratiques et trames utilisées dans la Direction RH
- Faire le lien avec le COS / Amicale / CNAS sur toute demande RH (liste des agents...)
- Conduire les opérations de dématérialisation et d'archivage des documents de la Direction
- Assurer la communication interne (mis à jour l'intranet RH, supports internes...)
- Appui à l'organisation d'événements internes (accueil de nouveaux agents...)
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Recevoir les appels téléphoniques et les transférer dans les services
- Renseigner le public par téléphone pour des informations d'ordre général