Assistant - Assistante de Direction H/F

Miss Loc Intercom Sevran Tremblay Villep

Date de prise de poste : 02/02/2026

L'assistant(e) de direction assiste la Direction et le Président afin d'optimiser la gestion de l'activité de la structure (31 personnels, 1 siège + 3 antennes). Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.
-Secrétariat et assistanat de direction :
-Planifier, assurer la logistique et l'intendance de la structure, gérer et suivre les commandes et les stocks (consommables.)
-Être en relation avec les prestataires externes (informatique, fournitures, consommables.)
-Suivre les contrats de maintenance des locaux
-Contribuer à l'organisation des réunions et réalisation des compte rendus (bureaux, Conseil d'Administration, Assemblées Générales, réunions diverses.) suivre et classer les procès-verbaux, les conventions, les factures, les devis, les notifications d'attribution.
-Formaliser les procédures de la structure (refonte et création d'outils) assurer la gestion du courrier et des courriels et effectuer le rangement et classement des dossiers
-Gestion du personnel :
-Accueil des nouveaux salariés et arrivants / stagiaires et services civiques (présentation du Service RH et de ses missions)
-Remise et restitution du matériel / élaboration, signature et suivi des contrats de travail
-Préparation des éléments fixes et variable de la paie (éléments variables de la paie), contrôler les bulletins de salaires et virements
-Gestion de l'Administration du personnel (DPAE, suivi des périodes d'essai, gestion des visites médicales, mutuelle, AT) gestion et suivi des déclarations de prévoyance
-Réaliser et suivre les commandes des avantages : Titres restaurants, Chèques cultures, chèques cadeaux, chèques vacances.
-Elaboration, suivi et gestion administrative du plan de formation
-Elaboration des tableaux de bord sociaux (Absentéisme, AT, qualité RH)
-Coordination avec les partenaires externes : Médecine du travail, CPAM, Cabinet comptable, France Travail...
-Savoir exploiter les outils collaboratifs (planning partagé, manatime.)
-Gestion et comptabilité (en appui avec la Direction) :
-Suivre l'ensemble des conventions et des subventions (dépôt des demandes, suivi des notifications et des versements, bilan financier)
-Suivi du budget de la structure, tenir les comptes, imputer et saisir les écritures sur le logiciel comptable (en lien avec cabinet d'expert-comptable) saisir les écritures par action en cas de comptabilité analytique
-Réaliser les pointages et les rapprochements bancaires, contrôler et lettrer les comptes de tiers
-Établir la partie financière des différents appels à projet et demandes de subvention
-Assurer les paiements, les relances, les encaissements, préparer les virements, participer à la gestion budgétaire et financière
-Compétences requises :
-Maîtrise exigée de WORD et EXCEL
-Maitrise de la tenue comptable et du suivi budgétaire
-Qualités rédactionnelles, sens du service et dynamisme
-Rigueur et sens de l'organisation, grande polyvalence
-Autonomie et résistance au stress
-Loyauté et respect de la confidentialité, adhésion aux valeurs associatives