Back Office Assistant H/F Brawo

Rattaché à la Direction Comptable, le pôle Back Office est un élément central dans le développement du groupe avec une dimension internationale.

En tant qu'Assistant de Gestion au sein de ce pôle, vous aurez pour principales missions et responsabilités sur

l'ensemble des sociétés du groupe (plus de 300 dans le monde) :

Missions :

Administratif et Gestion :

- Gestion des boîtes mails (organisation, mise à jour, réponse aux sollicitations internes/externes, gestion des litiges)
- Traitement et résolution des litiges (liés à la commande et/ou facturation)
- Relève et tri du courrier (enregistrement et transmission aux destinataires)
- Communication interne et externe (assurer la bonne circulation des informations liées aux processus, alerter sur les anomalies et communiquer avec fluidité avec les services internes et partenaires externes)
- Gestion des notes de frais : suivi, contrôle de conformité et validation des notes de frais. Préparation et exécution des campagnes de paiement.

Achats/Ventes :

- Vérifier la conformité des contrats inter-compagnie, lancer leur facturation et vérifier la réciprocité des comptes.
- Préparer et réaliser les campagnes de paiement.
- Créer, suivre et mettre à jour le référencement des fournisseurs dans l'ERP. S'assurer de la conformité des documents reçus (Kbis, RIB,...).
- Vérifier la cohérence des bons de commande reçus et les valider.
- S'assurer de la validité légale des factures reçues (mentions obligatoires, TVA, coordonnées bancaires).
- Enregistrer les factures fournisseurs dans le respect des délais et les rapprocher aux commandes correspondantes.
- Suivre et s'assurer de la bonne réception des factures dont les fournisseurs sont en prélèvement automatique et les enregistrer.
- Préparer et exécuter les campagnes de paiement fournisseurs en respectant les échéances de paiement.
- Vérifier la cohérence des écritures comptables liées à la facturation et aux paiements/remboursements.

Information complémentaire :

- Poste en 39h