Assistant Administratif H/F Groupe Actual

Missions principales

- Effectue les ouvertures de compte clients en contrôlant la conformité des documents transmis par le client et l'enregistre dans le logiciel de gestion,

- En amont de la production, transforme les devis en Bon de livraison ou les bons de préparation en bon de livraison, met à jour les bons de fabrication en contrôlant les quantités de matériel entrant et sortant,

- Enregistre les travaux de mise en conformité sur les bons de fabrication à partir des fiches journalières d'activité du service Outillage et enregistre les bons de sortie pour la gestion du matériel en stock pour certains clients,

- Contrôle que les réceptions soient enregistrées en gestion commerciale et que ces enregistrements concordent avec les réceptions (poids, nombre de pièces, nom du client, typologie des pièces) et rattache les bons de commande client aux bons de livraison,

- Réalise la facturation client et les encaissements au comptoir en faisant remplir si nécessaire des documents complémentaires et enregistre les règlements clients, effectue la facturation en fonction des conditions particulières de vente avec les clients et transmet les factures au client,

- Peut effectuer les relances clients à partir d'un listing de factures non réglées conjointement avec le Responsable Comptabilité Paie,

- Répond au standard téléphonique, accueille physiquement les personnes extérieures (clients, fournisseurs), les renseigne ou les oriente vers le service concerné, oriente les courriers et les e-mails vers les bons destinataires.

- Rédige les devis en fonction des éléments transmis par le service commercial en saisissant les offres de prix,

- S'occupe des tâches administratives : classement et archivage de ses dossiers, commandes de fournitures de bureau et gestion du stock, Rédaction de courriers divers à la demande de la Direction, Centralisation de toutes les informations nécessaires à la facturatio