Assistant de Direction - Direction de l'Éducation - Aubervilliers H/F

Communes

Sous l'autorité de la directrice de l'Éducation, l'assistant(e) de la direction de l'Éducation apporte une aide permanente à la directrice dans les missions qui lui sont dévolues en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil physique et téléphonique, de classement et suivi de dossiers. L'assistant(e) assure la gestion du secrétariat (gestion de l'agenda, organisation de réunions, réservation de salles, traitement et élaboration des courriers et courriels, publipostage , gestion des parapheurs, préparation des dossiers, avec les outils numériques (logiciel courrier, tableur Excel et Word,) .
L'assistant(e) participe à la préparation des réunions : préparation des ordres du jour, envoi des convocations, préparation et suivi des listes d'émargement, rédaction de compte-rendu, élaboration de document administratif : courriers, notes, tableaux, participation au suivi des projets transversaux : élaboration et proposition de procédure en lien avec les champs d'activités de la direction de l'Éducation, assure le lien et le relais d'information avec les différents partenaires (institutionnels et interne).

- Organiser l'agenda en fonction des priorités et des besoins.
- Organiser, planifier les réunions de la direction et rédiger les comptes-rendu.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Traiter et orienter les informations de la direction dans les différents services

- Assurer l'ensemble du suivi administratif et financier de la direction
- Mettre en forme les travaux de bureautique de la direction
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser et suivre les tableaux de bords en lien avec les services de la Direction

- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Suivi des différents projets de la direction
- Participer à certaines réunions de pôle et rédiger les synthèses