Assistant de Direction Polyvalent H/F

Gpt des Industriels et Fabricants Optique

Vous interviendrez sur des missions variées en assurant un support administratif et organisationnel de qualité au sein d'une organisation représentant les fabricants et industriels de l'optique ophtalmique.

Sans être exhaustives, vos missions principales seront :

Assistanat courant :

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier et des messageries
- Rédaction de courriers et présentations
- Relecture et mise en forme de documents
- Classement et archivage
- Démarches administratives liées aux modifications statutaires

Suivi comptabilité et gestion financière :

- Traitement des factures fournisseurs : enregistrement, mise en règlement, classement.
- Suivi budgétaire et coordination avec le cabinet comptable
- Gestion des appels à cotisation : mise à jour des contacts, suivi des règlements, enregistrement et archivage.
- Opérations bancaires : encaissement chèques, procurations, archivage des relevés, suivi des factures carte bancaire.

Organisation de réunions statutaires, événements et webinaires :

- Organisation des réunions, groupes de travail et évènements divers
- Gestion logistique : réservation et mise en place des salles de réunion, organisation des collations ou repas, gestion de l'émargement et archivage des comptesrendus, diffusion des enregistrements des webinaires
- Gestion des salles de réunion pour les réunions internes et externes (adhérents)

Traitement de l'information & communication

- Veille documentaire, collecte et diffusion d'informations aux adhérents
- Production d'éléments chiffrés et statistiques.
- Gestion des listes de diffusion et de la base contacts : création, mise à jour, gestion des emails invalides.
- Mise à jour du site internet : publications, commissions, timeline, gestion comptes utilisateurs et relation avec le prestataire.
- Suivi des marques et logos (échéances de renouvellement).

Support IT (niveau 1) et gestion des outils

- Interlocuteur du support technique et assistance utilisateurs (niveau 1).
- Gestion des comptes emails, noms de domaine, répertoires serveur (SharePoint).

Support RH opérationnel

- Accueil administratif des arrivées et départs : préparation messagerie, matériel, accès, carte de visite, inscription newsletters, informations paie/bancaires, mutuelle.
- Mise à jour des affichages obligatoires, document unique, suivi des formations sécurité.
- Relation avec prestataires RH et assurances (ACMS, Malakoff Humanis, ADIMECO).

Compétences & qualités requises :

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques
- Capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
- Fiabilité et sens des priorités
- Sens de la communication et diplomatie

La maitrise de l'anglais niveau C1 serait un plus.

Organisation représentant les fabricants et industriels de l'optique ophtalmique qui :

- REPRÉSENTE les fabricants de l'optique ophtalmique auprès des pouvoirs publics français et européens ;
- SOUTIENT le développement et la promotion des industries de l'optique en France et à l'international ;
- FOURNIT des services à valeur ajoutée à ses membres (notes, baromètre conjoncture, webinaires, etc)