Assistant de Gestion Administrative et Comptable H/F

Centre Communal D'action Sociale

Activités du poste
Sous la responsabilité des responsables de la résidence autonomie et du centre de jour, l'assistant-e de gestion admnistrative et comptable est référent-e budgétaire et comptable pour les deux établissements. Il/elle assure la fonction de régisseur-se de recettes des deux établissements et des services de restauration, foyers-restaurants et portage de repas. Il/elle a également en charge des tâches de secrétariat et d'accueil téléphonique au centre de jour.

Régisseur-se de recettes pour les usagers de la résidence autonomie, du centre de jour et des services de restauration, foyers-restaurants et portage de repas
- Établir la facturation pour les différents usagers en cohérence avec les outils de présence des usagers et en utilisant le logiciel métier Millésime Seniors, commun aux deux services
- Effectuer les encaissements : chèques ou opérations de prélèvement automatique
- Répercuter l'ensemble des modifications de tarification des organismes financeurs et des décisions de tarification du CA du CCAS
- Effectuer les opérations de régie
- Assurer le suivi des impayés en lien avec le service financier et le trésor public
- Editer des documents administratifs dans le cadre du remboursement de la dotation "transport" et du "tarif solidaire" pour le centre de jour
- Mettre à jour les procédures relevant de la facturation et de la régie

Référent-e budgétaire et comptable pour les deux établissements
- Effectuer des bons de commande à la demande des responsables de service ou de la direction des finances pour les dépenses des deux services en utilisant le logiciel CIRIL finances
- Demander lorsque nécessaire des devis aux différents fournisseurs
- Suivre et valider les factures des deux services sur CIRIL finances
- Être en appui aux responsables de service sur la préparation budgétaire

Secrétariat et accueil téléphonique du Centre de jour
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accueillies
- Rédiger des documents administratifs simples
- Préparer les courriers et veiller au suivi des différents documents
- Gérer le classement et l'archivage des documents
- Gérer de façon autonome les appels liés à la facturation et au suivi administratif des dossiers
- Assurer un accueil téléphonique de 1er niveau : renseigner et orienter les usagers ou prendre les messages

Participation à la vie des services
- Participer aux réunions d'équipe
- Accueillir des stagiaires
- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des projets d'établissement
- Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères
- Poste rattaché à deux établissements : 3 jours par semaine à la résidence autonomie/ 2 jours au centre d'accueil de jour. En fonction des nécessités de service (absences non prévues notamment), le planning sur les deux établissements peut être adapté.
- Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
- Polyvalence transversale possible
- A la résidence autonomie, en cas de besoin et en raison de la nécessité d'assurer une présence 24h sur 24h, l'agent-e peut être amené-e occasionnellement à effectuer des transmissions avec les gardes à 18h ou à 8h. Il-elle peut également avoir à répondre aux sollicitations des résidents par l'appel malade.
- Travail sur poste informatique
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance de groupe facultative : participation de 26€ par mois

Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)