Assistante Administrative et Coordinatrice H/F

le Pole

Offre d'emploi - Assistante administrative et coordinatrice (H/F)
Description de la structure
LE POLE est une structure engagée dans l'accompagnement et la formation de publics primo-arrivants. Nous mettons en oeuvre des parcours de formation linguistique et numérique répondant aux exigences de qualité et aux référentiels en vigueur (Qualiopi).
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons une assistante administrative pour accompagner la direction et l'équipe pédagogique et administrative pour assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et qualitatif de nos actions.
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Missions
Sous l'autorité de la direction, vous interviendrez sur des missions transversales :
Gestion administrative et des parcours de formation
- Constitution, suivi et archivage des dossiers administratifs des parcours de formation (liasses, conventions, feuilles d'émargement, bilans, attestations).
- Rédaction de comptes rendus de réunions, des bilans, des courriers et documents administratifs.
- Interface avec les partenaires institutionnels et opérationnels.
Facturation et suivi comptable
- Établissement et suivi des factures fournisseurs et clients.
- Préparation et transmission des éléments comptables à la comptabilité.
- Suivi mensuel des éléments variables nécessaires à l'établissement des bulletins de paie (plannings, absences, heures travaillées).
Qualité et conformité (Qualiopi)
- Participation au suivi et à l'amélioration continue de la démarche qualité.
- Mise à jour des procédures, tableaux de suivi et documents qualité.
- Contribution à la préparation des audits.
Coordination et organisation interne
- Gestion et suivi du planning du personnel et des intervenants.
- Coordination et animation d'une équipe de collaborateurs.
- Appui organisationnel à la direction et gestion de son agenda.
Communication et valorisation de la structure
- Organisation et coordination d'événements (réunions partenaires, actions de valorisation, événements institutionnels).
- Participation à la communication interne et externe.
- Suivi et animation des réseaux sociaux et des supports de communication.
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Profil recherché
- Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou coordination.
- Excellente maîtrise du français oral et écrit (niveau professionnel exigé).
- Connaissance du public primo-arrivant et des procédures liées au séjour en France appréciée.
- Capacité à coordonner et animer une équipe.
- Aisance rédactionnelle, sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Intérêt pour les enjeux sociaux, éducatifs et interculturels.
- la maîtrise de langues étrangères est appréciée
- Disponibilité et souplesse dans la gestion du temps de travail

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Compétences attendues
- Gestion administrative et organisationnelle.
- Facturation et suivi comptable.
- Coordination d'équipe et gestion de planning.
- Communication écrite et orale de haut niveau.
- Utilisation des outils bureautiques et numériques.
- Communication digitale et réseaux sociaux.
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Conditions du poste
- Type de contrat : CDD 18 mois
- Temps de travail : temps plein
- Lieu : La Courneuve, Ile de France
- Salaire de base : 2 143,82 € BRUT Coefficient: 226 ° Palier 12 de la grille de salaire de la convention collective des OF