Gestionnaire Administratif CDI 35H H/F

AgDS CRECHE GESTIONDEVELOPPEMENTSERVICES

Nous recherchons un-une Gestionnaire administratif H/F polyvalent(e), organisé(e), proactif(ve) et doté(e) d'un excellent sens relationnel pour renforcer notre équipe au siège. Vous contribuez au bon fonctionnement du pôle Achats & Gestion et participer activement à la vie de l'association.

Rattaché au responsable du pôle achats, gestion, vous intervenez en partie en soutien de l'activité du pôle mais également en soutien de la gestion administrative et de la communication pour le pôle coordination.
Au quotidien, vous interagirez avec des interlocuteurs variés : responsables d'établissements, direction générale.

Vos missions principales :
Gestion administrative

- Rédaction et mise à jour des documents nécessaires au fonctionnement des établissements ; règlements de fonctionnement, projets d'établissement, rapports d'activité, livret, protocoles, plaquettes.
- Participation à l'organisation des comités de pilotage crèche et des souhaits de rentrée : gestion des invitations, de calendriers et de documents
- Gestion des enquêtes de satisfaction : questionnaires et dépouillement
- Participation à la gestion des appels d'offre : préparation des dossier, relecture, mise en forme, envoi
- Organisation des CA et AG de l'association : préparation de l'ordre du jour, rédaction de compte rendu, gestion des convocations, vérification des pièces, suivi des présences, envoi des réponses aux questions, rédaction du PV
- Suivi du renouvellement des conventions CAF
- Gestion des demandes et des conventions de mise à disposition de salles et locaux
- Analyse et vérification des notes de frais de l'association
- Gestion du standard téléphonique et accueil des visiteurs du siège

Gestion achats
- Achat de fournitures pour le siège et les établissements
- Gestion des assurances : contrat, demandes d'attestations, déclaration des sinistres
- Gestion des contrats nécessaires au fonctionnement des établissements et du siège
- Organisation de la destruction documentaire en lien avec les établissements
- Contribution à l'amélioration et à la mise en place des processus d'achats et d'approvisionnement
- Participation à la recherche de prestataire, a l'étude de propositions commerciales et à la négociation

Gestion de données
- Participation au projet de refonte du SI
- Assurer l'assistance de premier niveau auprès des utilisateurs du logiciel et contribuer à l'amélioration de la prise en main
- Assurer la mise à jour de données dans le logiciel
- Réalisation de statistiques sur le logiciel de suivi de l'activité des crèches : fréquentation
- Tenue de tableaux de bords et d'indicateurs

Communication :
- Mise en place de document de communication pour les établissements et les parties prenantes
- Mise à jour du site internet
- Développement des réseaux sociaux de l'association avec la création de contenus et d'une ligne éditoriale
- Réalisation de photos et du suivi de l'actualité des établissements

PROFIL RECHERCHE
- Bac +2/3 de type BTS Gestion de la PME, Support à l'Action Managériale (SAM) ou équivalent.
- Idéalement 3 ans d'expérience minimum sur un poste d'assistant(e) ou de gestion administrative comprenant de la gestion de contrats
- Excellentes capacités rédactionnelles : procédures, comptes rendus, documents internes.
- Maîtrise du Pack Office
- Expérience dans l'utilisation de réseaux sociaux professionnels
- La maîtrise de Canva serait un plus appréciable
- La connaissance des financements publics et des subventions serait un plus
- Polyvalence et aptitude à gérer plusieurs missions en parallèle
- Rigueur, méthode et fiabilité dans le suivi des activités
- Réactivité, sens de l'anticipation et autonomie dans l'exécution des tâches
- Qualités relationnelles permettant une collaboration fluide avec les fonctions support, les responsables d'établissement et les interlocuteurs externes
- Discrétion, sens des responsabilités