Assistant en Gestion et Communication Réf. 17671 H/F

Sorbonne Universite

Fonctions : Assistant-e en gestion et communication
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J/F - J3C44 et F3B46

CDD de 3 ans.

Mission : Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion et de communication au sein de la direction de l'UFR en lien avec l'ensemble des structures de formation et de recherche.

Activités principales :

- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion
- Prendre en charge la gestion du site web institutionnel de l'UFR et aussi d'autres structures de l'UFR
- Réaliser des tableaux de bord, et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Proposer des contenus de communication, site web, newsletters, plaquette, flyers
- Participer aux réunions dédiées à la communication et en proposer un compte-rendu
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Assurer l'accueil, l'orientation des interlocuteurs externes ou internes de la direction

Le cas échéant autres activités du poste :

- Assurer l'organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et grand public (colloques, salons, conférences de presse...)
- Assurer l'organisation et l'accueil des animations, des démonstrations et des visites guidées pouvant comporter la présentation d'expériences scientifiques et techniques
- Concevoir des documents pour améliorer le fonctionnement du service

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

- Maitriser les outils bureautiques de gestion et de communication (Pack Office, DropSU, DocsU, CMS, WordPress, Indesign serait un plus)
- Appliquer les règles et procédures liées aux domaines
- Connaître les techniques de communication
- Élaborer des éléments de langage

Savoir-faire transversaux :

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Capacité à conduire une réunion
- Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse...
- Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
- Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

Savoir être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie - http://sciences.sorbonne-universite.fr

L'UFR de Chimie est l'un des centres d'expertise les plus importants en France dans le domaine de la Chimie. Elle compte actuellement 14 laboratoires de recherche, représentant environ 350 enseignants-chercheurs permanents, et non permanents, 150 chercheurs à temps plein et plus de 250 techniciens et le personnel administratif.

L'UFR de chimie comporte un certain nombre de laboratoires et plateformes de recherche ou d'enseignement dont les activités reposent en partie sur la caractérisation et l'analyse chimique de composés synthétisés au préalable.

Les membres de l'UFR de chimie interviennent à tous les niveaux de la formation universitaire du L1 au doctorat en formation généraliste ou plus spécialisée. De par sa taille, l'UFR de chimie permet aux départements de Licence et de Master de couvrir presque tous les champs disciplinaires faisant intervenir la chimie. Les formations dispensées, le sont principalement au coeur du métier de chimiste mais également à l'interface avec d'autres matières telles que la physique ou la biologie

La direction de l'UFR se compose de 7 personnes interagissant pour l'ensemble des laboratoires et services sur les aspects administratifs et communication.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu 75005 Paris