Assistant Administratif au Pôle Action Culturelle et Territoriale H/F

Service Public

Poste RIFSEEP : 2

Missions :

Le ou la titulaire du poste est placé sous l'autorité du directeur adjoint délégué en charge des pôles Création et Action culturelle et territoriale. Il ou elle assure le suivi administratif des dossiers concernant l'ACT partagés selon une répartition départementale définie entre les gestionnaires ACT du site de Toulouse.

Activités:

Information et relation aux usagers

- Gestion des relations téléphoniques courantes avec les demandeurs et les interlocuteurs concernés, traitement et rédaction des courriers;
- Relai d'information sur les dispositifs de soutien de l'État et plus particulièrement du ministère de la Culture ;
- Information de premier niveau avec les interlocuteurs des secteurs de l'action culturelle et territoriale;
- Accompagnement et conseil dans le montage des dossiers de demandes subventions ;
- Veille et mise à jour de la base de données sur les acteurs culturels.

Gestion administrative et financière des dossiers

- Enregistrement, instruction et suivi des dossiers sur les plans administratif, comptable et juridique: vérification des pièces justificatives, contrôle des dossiers avant transmission aux services financiers, suivi des paiements, bilans;
- Identification et recensement des dossiers sur les plateformes spécifiques des appels à projets et dispositifs lancés dans le cadre des politiques interministérielles: santé/handicap/dépendance, justice, contrats de villes, «Passeurs d'images», «C'est mon patrimoine» «EMI», appels à projets EAC (lycées..) etc.;
- Engagement des dossiers retenus lors des programmations, notification aux demandeurs et saisie dans «chorus formulaire» et «Arpège»;
- Développement et structuration des circuits administratifs des CGEAC.

Collecte de données

- Veille (auprès des opérateurs et des usagers), renseignement et traitement des tableaux indicatifs financiers,

- Collecte et analyse des données d'observation surles différents secteurs de la Création et de l'Action culturelle et territoriale: compilation des données issues des enquêtes, réalisation de rapports/bilans d'enquêtes nationales ou commandées par la DRAC, afin d'établir des outils d'aide au suivi des politiques publiques;

- Mise en forme des données de l'observation (rapports, cartographie);

- Soutien à réalisation des bilans départementaux des actions de la DRAC.

Archivage

- Elaboration des plans de classement ;

- Classement et archivage des dossiers gérés.

Il-elle assure également l'organisation et le suivi des commissions interministérielles (Appels à projets interministériels), réparties entre l'ensemble de l'équipe.

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées par son chef de service.

L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.