Gestionnaire Administratif·ve H/F

Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny 90% - Campus St Denis 10%
Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Département des Activités Physiques et Sportives (DAPS)
Composition du service (effectifs) : 6
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Référent administratif et financier du DAPS

Description du poste : missions et activités
Au coeur du Département des Sports, vous formez un binôme avec la responsable administrative et financière pour faire vivre les activités sportives et pédagogiques de l'université.
Vos missions au quotidien
- Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants
- Coordonner stages, emplois du temps, dossiers étudiants et inscriptions
- Suivre les aspects financiers (recettes, paiements, devis, licences)
- Rédiger courriers, conventions, et assurer le lien avec les vacataires
- Animer la communication autour des événements et infos sportives
Un rôle clé, au croisement de l'administration, de la pédagogie et du sport, où rigueur, réactivité et esprit d'équipe sont essentiels.

Missions Activités
Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la boîte électronique du secrétariat
- Préparation et gestion des stages
- Relation avec les intervenants vacataires
- Gestion de l'association Sportive
- Rédiger et transmettre les courriers et documents administratifs
- Préparation des conventions
- Gestion du planning des infrastructures sportives et des évènements sportifs (tutorat, cours sup., FFSU, championnat)
Gestion pédagogique
- Aide et soutiens de l'activité pédagogique dans sa globalité
- Constitution des dossiers administratifs des stages
- Elaboration du planning des activités sportives (collaboration responsables)
- Gestion de la plateforme d'inscription MY DAPS
- Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d'étudiants
- Gestion des notes des d'étudiants
- Organisation des sessions de rattrapages
- Relationnel et collaboration avec les secrétariats des formations
- Gestion des rendez-vous d'ostéopathie
- Gestion administrative des projets CVEC
- Saisie des licences FFSU
- Gestion des emplois du temps des enseignants titulaires et vacataires (logiciel Hyperplanning).
- Diffuser les absences et les reports de cours/ examens
- Mise en place des examens écrits (plateforme Moodle)
- Gestion des dossiers de candidatures au pôle sportif haut et bon niveau
Gestion financière
- Gestion et suivi des recettes des stages étudiants
- Gestion des paiements des licences FFSU
- Gestion des devis du matériel pédagogique
Communication
- Diffusion des informations sportives (stage, évènement sportif)
- Gestion des affichages et des supports visuels

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Hyperplanning, Apogée
Maitrise des logiciels bureautique : Excel, Word, Powerpoint

Connaissances / Savoir
- Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir faire
- Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Savoir gérer les aléas
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Travailler en équipe
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir être
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel