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Assistant - Assistante Administratif - Crous de Toulouse-Occitanie H/F
Service Public
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Les missions du poste
Secrétariat et gestion administrative:
o Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers: étudiants et partenaires extérieurs.
o Assure la gestion locative des logements: suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement.
o Gère les réservations des logements étudiants, assure la remise et la restitution des clés.
o Veille au respect du règlement intérieur.
o Traite les états des lieux d'entrée et de sortie.
o Gère les hébergements temporaires, court séjour, Bed and Crous et hébergements de groupes.
o Reçoit les dossiers sur Ebail et en contrôle les pièces avant admission.
o Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vériication de l'identité et de la qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet...)
o Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances...).
o Prépare les documents demandés par les organismes partenaires (Visale, CAF...).
o Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF.
o Prépare et envoie les factures aux universités et aux différents organismes, suit leur recouvrement.
o Encaisse les redevances et autres prestations.
o Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
o Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement, l'ensemble des documents exigés par le contrôleur de gestion et comptable.
o Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
o Etablit des devis en fonction des demandes, fait le suivi de la commande client jusqu'à validation.
o Bon de commande et service fait sur Orion et Epona
o Elabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux...).
o Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion.
o Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.
o Participe à la sécurité des personnes et des biens.
Coordination de la vie en résidence:
o Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.
o Gère les situations d'urgence.
o Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d'unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal
Intégré à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.
Connaissances :
o Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
o Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
o Connaissance et maitrise des outils de communication et de gestion (Word, Excel, Outlook...)
o Connaissances des techniques de secrétariat, notions budgétaires
o Connaissance des problèmes du milieu étudiant
o Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur
Compétences opérationnelles :
o Maitrise des outils de bureautique et de gestion (Word, Excel, Outlook...)
o Connaissance les logiciels métiers du CROUS (H3, H3 Web, Orion, Mes RDV, Ebail, ,Accueil Web...)
o Maîtriser les techniques de secrétariat
o Maitriser l'expression écrite et orale
o Connaissance des techniques d'accueil.
o Rédiger des rapports ou des documents d'analyse et de synthèse
o Travailler en transversalité
o Capacité à rendre compte
o Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
o Être force de proposition
o Appétence pour le travail en équipe
o Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
o Avoir des repères dans le fonctionnement de l'enseignement supérieur et des différents services et dispositifs du Crous afin de pouvoir orienter correctement les étudiants hébergés.
o Gestion de l'accueil des groupes
o Anglais souhaitable
Compétences comportementales :
o Sens du service public
o Autonomie, polyvalence et adaptabilité
o Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
o Sens du relationnel, sens du dialogue et de la négociation (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)
o Qualités d'analyse et de prise d'initiative
o Rigueur, organisation et réactivité
o Sens du travail en équipe
o Sens des responsabilités
o Esprit d'initiative
o Loyauté et sens de la discrétion
o Avoir le sens de l'écoute, de la communication et de la création de lien (aimer aller vers les autres);
o Savoir rendre compte, partager l'information et alerter.
La connaissance du fonctionnement d'une résidence universitaire serait un plus.
Environnement :
Sous la responsabilité de la directrice d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein de la résidence universitaire Aérophile. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.
La carte
20 Place Jean Diebold
31300 Toulouse
Publiée le 22/12/2025 - Réf : 2025-2144016
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