Assistant de Direction H/F

Pupilles de l Enseignement Public

L'assistant de direction (H/F) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il assure le suivi de certains dossiers confiés aux directions qu'il assiste, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes. L'Assistant de direction (H/F) pilote, par des liens fonctionnels, une équipe administrative.

Missions principales confiées :

- Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents (personnels et/ou usagers, fonctionnement général de l'établissement).
- Établir des comptes rendus de réunion et des relevés de décision.
- Concevoir et mettre en forme des supports de réunions et autres documents administratifs (notes...).
- Exploiter les flux et mettre à jour les bases de données relatives à des informations de l'établissement.
- Gérer de la correspondance et des documents nécessaires à la bonne marche de l'établissement
- Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.
- Tenir au courant les directeurs de toutes les questions urgentes et importantes et leurs communiquer tous les renseignements nécessaires à leurs activités.
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations.
- Constituer et gérer un fonds documentaire administratif.
- Mettre en place des modes de classement et d'archivage et mettre à jour des dossiers du directeur.
- Traiter les contacts des directeurs : gestion de planning, des rendez-vous, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.
- Etablir les liens fonctionnels avec les directeurs des autres établissements.
- Encadrer l'équipe de secrétaires, assistante RH (coordination, répartition des tâches, ventilation des informations, gestion des temps de travail et congés...).

L'assistant de direction (H/F) contribue à :

- Un accueil de qualité (téléphonique et physique), des usagers, de leurs familles et des salariés, dans le respect de l'obligation de secret et de discrétion.
- La rédaction du rapport d'activité
- La rédaction de divers documents (appel à projet, tableaux de bord de suivis, courrier, rapports divers...)
- La prise de décision du directeur en lui communiquant toutes les informations nécessaires sur les dossiers ou situations traités.

Compétences requises :

- Connaissances approfondies en droit social
- Maîtrise des dispositifs de formation
- Maîtrise des logiciels de bureautique : EXCEL, WORD, POWER POINT...
- Manager une équipe de secrétaires
- Organiser son temps de travail selon un plan de charge établi
- Préparer et organiser les dossiers d'aide à la décision
- Communiquer avec son environnement de travail
- Assurer une veille en matière de législation sociale
- Organiser son temps et son espace de travail en fonction des échéances
- Concevoir des outils et veiller à la bonne application
- Contrôler la cohérence des données collectées
- Traiter l'information et apporter la réponse adaptée
- Coordonner et diffuser l'information dans le strict respect de la confidentialité
- Gérer et filtrer les flux d'informations
- Rigueur, Efficacité, Organisation, Intégrité, Communication, Polyvalence

Qualification :

Bac +2 exigé (BTS ou DUT) avec une expérience significative dans le secteur du médico-social

Grille de classification : cadre classe 3 - Niveau III - Annexe 6 de la CCNT du 15/06/1966

Temps de travail : 1 ETP

Rémunération mensuelle brute de base (hors ancienneté) : 2 910.40 € (dont 238 € de prime « Ségur ») + reprise d'ancienneté éventuelle.

Les PEP 18 est une association, entreprise de l'Économie Sociale et Solidaire,

Nous avons aujourd'hui la responsabilité de 29 établissements, services et dispositifs médico-sociaux sur l'ensemble des territoires du Cher. Ils couvrent des réponses aux besoins d'actions précoces, de diagnostic, de prévention et d'accompagnement à l'autonomie des personnes en situation de handicap.

700 salariés travaillent au service de l'accompagnement de plus 3 300 personnes enfants ou adultes.