Agent d'Accueil - Commune de Pontacq H/F

Communes

Sous la responsabilité du Maire, du directeur général des services et du responsable du service, vous évoluez au sein du service administratif de la collectivité au poste d'agent d'accueil dont les principales missions sont :
- L'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
- L'orientation du public vers les différents services.
- La gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
- La gestion de l'Etat civil.
- La gestion des actions de communication

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :

- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.

- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :

- Participer à la gestion de la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Participer à la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.

- Participer à la gestion de l'Etat Civil.

- Délivrer des actes d'Etat Civil, apposer les mentions sur les registres.
- Constituer les dossiers de mariage
- Enregistrer les reconnaissances, les naissances, les mariages et les décès
- Tenir les registres d'Etat Civil
- Préparer les baptêmes civils

- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :

- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
Assurer le traitement des courriers départ.
Mettre sous pli et affranchir.
Enregistrer informatiquement le courrier.

- Afficher et diffuser l'information :
Savoir utiliser les outils de communication/logiciels utilisés par la collectivité (site internet, panneau lumineux, réseaux)

L'agent peut être amené à effectuer toute tâche en lien avec ses missions.

Activités et tâches secondaires du poste :

- Gérer le recensement de la population.
- Assurer le remplacement de l'agent de gestion administrative en son absence sur certains domaines.
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.