Assistant de la Direction du Musée de Saint Romain en Gal et de la Médiathèque Départementale H/F

Conseils départementaux

Qui sommes-nous ?

Le Département du Rhône, fort de près de 1 800 agents, agit au quotidien pour le bien-être de 1,9 million d'habitants. Il oeuvre dans des domaines variés tels que la solidarité, l'éducation, la culture et le développement territorial, en plaçant l'humain et le service public au coeur de son action.

Votre futur pôle et équipe :

Vous intégrerez le pôle Éducation et Territoire, au sein des directions du Musée de Saint-Romain-en-Gal et de la Médiathèque départementale.
En tant qu'assistant(e) de direction mutualisé(e), vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de direction et les services, dans un environnement culturel stimulant et collaboratif.

Véritable appui aux directions, vous contribuez au bon fonctionnement des établissements en assurant des missions transversales d'organisation, de coordination et de gestion administrative.

Vos missions principales :

Accueil et interface

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Être l'interface entre les Directeurs, le Directeur Général Adjoint, les services internes et les partenaires extérieurs
- Gérer les agendas des directions et le calendrier des événements

Organisation des réunions

- Organiser les réunions et séances de travail (logistique, réservations de salles, matériels, véhicules)
- Préparer, saisir et mettre en forme les documents nécessaires
- Réaliser des recherches documentaires
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus

Gestion et suivi des dossiers

- Constituer, préparer et suivre les dossiers administratifs
- Gérer les rapports aux assemblées
- Rédiger notes, synthèses et documents divers
- Veiller au respect des procédures et des délais
- Suivre les projets et activités des directions

Coordination et appui aux directions

- Suivre les absences, déplacements, courriers et parapheurs
- Assurer les commandes de fournitures et matériels
- Participer à la création, l'harmonisation et la mise à jour d'outils de gestion et de procédures internes
- Mettre à jour tableaux de bord et bases de données
- Diffuser les communications et gérer les boîtes mails génériques
- Être référent(e) informatique et archivage pour les directions
- Veiller au respect des échéanciers institutionnels

Missions transversales

- Participer à la continuité de service au sein du pôle Éducation et Territoire
- Assurer le lien avec les fonctions supports (logistique, DINSI, RH, bâtiments...)
- Suivre les événements des établissements culturels