Assistante de Direction du Maire - Mairie de Limours H/F

Communes

L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec Mme le Maire et le Directeur Général des Services.
Il ou elle devra apporter une aide permanente dans la mise en oeuvre de l'organisation administrative, le suivi de l'agenda, les courriers, l'anticipation et la lisibilité des évènements de la ville.
La prise en compte des outils de communication est nécessaire.

Activités :
-Garantit la qualité et l'efficacité de l'accueil téléphonique et physique du secrétariat du Maire : réception, filtrage et transmission des appels, accueil des administrés, des élus et des partenaires institutionnels.
- Organise le temps professionnel de l'édile : gestion de l'agenda, planification des rendez-vous et déplacements, suivi des priorités avec rappel des informations importantes.
- Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous.
- Lit et fait le suivi des courriers demandant une réponse du Maire.
Préparation des dossiers : constitution et mise à disposition des documents nécessaires pour chaque rendez-vous.
- Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement, compte-rendu, Power Point).
- Traite les GRC (gestion relation citoyen).
- S'assure et suit l'organisation des événements protocolaires (cérémonies), voeux du maire, les manifestations institutionnelles organisées.
- Assure, en lien avec le Directeur Général des Services (et les chefs de services), le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles.
- Participe, sur le plan administratif, au suivi des dossiers structurants.
- Rédige des courriers, des comptes-rendus et des réunions, des bilans.
- Gère le calendrier des bureaux et conseils municipaux, ainsi que les ordres du jour.
- Réalisation du magazine municipal.
- Actualisation du site internet et des panneaux lumineux.
- Réalisation d'affiches.

Relations internes hiérarchiques :
- en lien direct avec l'autorité territoriale.
- avec le Directeur Général des Services.
- Fonctionnelles avec les différents services de la mairie, les élus, les directeurs de service, avec l'ensemble des agents.
- Relations externes avec les associations, les citoyens, les partenaires territoriaux et les entreprises.