Assistant Administratif & Comptable H/F

Pôle Emploi

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Stack Elite, cabinet de recrutement, recherche un " Assistant Administratif & Comptable " H/F pour son client, une startup parisienne de la LegalTech.

Assistant Administratif & Comptable H/F

Le poste
Nous recherchons un(e) Assistant(e) Comptable et Administratif(ve) rigoureux(se) afin de contribuer à l'efficacité des opérations financières et administratives de nos filiales françaises.
Le poste est responsable du traitement ponctuel et précis des opérations financières, du maintien de contrôles internes solides, de la réalisation des rapprochements comptables et du support aux clôtures mensuelles.
Le/la candidat(e) idéal(e) fera preuve d'un grand sens du détail, d'excellentes capacités organisationnelles et d'un haut niveau d'intégrité. Ce poste joue un rôle clé dans la fiabilité des données financières et le bon déroulement des opérations quotidiennes des deux entités.
Principales responsabilités

1. Facturation clients & Recouvrement (créances clients - virements bancaires)
- Gérer les factures manuelles (cas exceptionnels) et veiller à l'émission ponctuelle des factures clients via le CRM.
- Contrôler et vérifier quotidiennement les règlements clients.
- Suivre les comptes clients en retard et relancer proactivement les clients (créances échues) par téléphone et par écrit. Améliorer l'ancienneté des créances, en particulier celles de plus de 90 jours.
- Mettre à jour le CRM avec les actions de recouvrement et le statut des paiements.
2. Paiement des factures fournisseurs :
- Traiter les factures fournisseurs, vérifier les pièces justificatives, s'assurer des validations nécessaires et du respect des procédures internes.
- Suivi documentaire : identifier et relancer les factures ou documents comptables manquants afin de garantir des dossiers complets et conformes.
- Assurer le suivi des paiements avec les signataires autorisés.
- Communiquer avec les fournisseurs concernant le statut des factures, les délais de paiement ou les éventuels écarts.
- Maintenir des soldes fournisseurs exacts et rapprochés.
3. Gestion administrative, conformité et audit :
- Traiter le courrier entrant sensible, notamment les notifications officielles telles que les ATD (Avis à Tiers Détenteurs), saisies et autres communications réglementaires nécessitant une attention rapide et précise.
- Maintenir une communication professionnelle et efficace avec les parties externes : administrations, bailleurs, prestataires de services et autres organismes institutionnels.
- Veiller au respect des politiques internes de l'entreprise.
- Garantir la conformité des procédures administratives et financières avec la réglementation française en vigueur (URSSAF, administration fiscale et autres organismes officiels).
- Participer aux rapprochements internes et externes en fournissant les justificatifs et le support nécessaires.
- S'assurer que toutes les opérations sont correctement enregistrées et imputées, et que les écarts sont identifiés et résolus.
- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures internes (SOP) du service, le cas échéant.

Profil recherché
Formation :
- Diplôme en comptabilité, finance ou gestion/administration des entreprises.
Expérience :
- Minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement international ou multi-entités (comptabilité, fournisseurs, clients ou tenue comptable).
Compétences :
- Bonne maîtrise des normes comptables françaises et des procédures administratives.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
- Très bonnes compétences en communication en français et en anglais.
- Maîtrise des outils comptables (CRM, SAP, Pennylane) et très bon niveau sur la suite Microsoft Office, notamment Excel.
Qualités personnelles :
- Rigueur, fiabilité et sens du détail.
- Proactivité et orientation solutions.