Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Institut Catholique de Paris

L'Institut Catholique de Paris (ICP), fondé en 1875, fait partie des établissements d'enseignement supérieur privés d'intérêt général (EESPIG). Lieu d'ouverture et de connaissance, il dispense des formations d'excellence pluridisciplinaire à des étudiants venus du monde entier. Ce sont ainsi chaque année 11 000 étudiants qui s'inscrivent parmi les 3 campus de Paris, Reims, Rouen, et l'antenne de Tours.

La Direction de l'Immobilier et des Services Généraux est une entité pluridisciplinaire au service de la communauté universitaire et du patrimoine immobilier. Son activité est scindée en trois pôles distincts et une fonction transverse d'assistant : le pôle immobilier, le pôle services et logistique, le pôle travaux et maintenance. Rattaché au Responsable Travaux et Maintenance multi-sites, l'assistant interviendra sur les missions suivantes :

Missions

Administratives

- Gestion du secrétariat de la DISG : réponse aux demandes par téléphone et par mail, rédaction de courriers et de notes, organisation des réunions.
- Classification et gestion des archives numériques et papiers de la DISG.

Commandes et achats

- Gestion des fournisseurs : demande de devis, comparatifs, négociation des prix, refacturation, saisie dans le logiciel dédié, suivi des commandes et des livraisons
- Gestions des factures : contrôles et suivi des garanties.
- Mise à jour des listes de prestataires et suivi des contrats de maintenance.
- Suivi qualité et statistiques.

Assurances travaux et suivi des contentieux

- Tenue du dossier, conventions, contrats, mise à jour
- Suivi des dossiers sinistres jusqu'à la résolution du sinistre.