Technicien en Gestion Administrative et Communication H/F

ENVT

Gestion administrative de l'unité
Secrétariat
· Organisation des déplacements
· Gestion des commandes
· Prise des appels téléphoniques, réponse aux courriels
· Gestion des achats : définition des besoins en fournitures et sélection des produits/fournisseurs, effectuer la saisie des nouveaux fournisseurs, création et suivi des EJ, envoi aux fournisseurs pour validation de la commande, réception de la commande et SF, suivi de la facturation et du paiement
· Participer à l'organisation des recrutements
Evènements organisés par l'équipe
· Participation à des expositions canines et félines : préparation du déplacement, tenue du stand, échange avec les éleveurs
· Soirées NeoCare : préparation, accueil des participants, synthèse des évaluations
Enseignement
· Visites d'élevage : Identification et prise de contact téléphonique avec les élevages/pensions/refuges / préparation du matériel de visite
· Suivi des documents à rendre par les étudiants
Gestion de l'activité administrative et financière en lien avec les conventions
· Aider dans la mise en place des conventions (aide à la préparation des conventions)
· Aider dans le circuit des conventions (réalisation des fiches navettes, soumission au circuit de validation, envoi et réception des conventions)
· Elaboration annuel du budget, en collaboration étroite avec le directeur de l'unité
· Suivi de l'exécution du budget de conventions en dépenses et en recettes

· Mettre en place et exploitation de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi d'activité

· Facturation et suivi des encaissements des recettes

Participer à la communication

· Concevoir et gérer des outils et supports d'information et de communication externes et internes, y compris numériques

· Assurer le suivi éditorial d'ouvrages ou de publications, de leur conception à leur diffusion, en incluant le suivi de production, la mise à jour, l'animation, l'actualisation et la promotion

· Rédiger et mettre en forme les informations recueillies en fonction du média retenu

· En étroite collaboration avec les cliniciens et autres intervenants de l'unité, animerles site web et réseaux sociaux dédiés (facebook, linkedin...)
· Assurer la e-réputation de l'unité
· Créer et diffuser du contenu (images, vidéos, articles, photos) adapté aux différents médias (print, web)
· Organiser et gérer les partenariats, événements, conférences et rencontres.
· Rédiger des cahiers des charges, analyser des commandes et prendre en charge les relations avec les prestataires
· Gérer les moyens financiers et la logistique des projets.

Appui à l'organisation de la formation FPOHS et aux formations

· Organisation et animation de trois sessions d'une semaine pour la formation préalable à l'obtention de l'habilitation sanitaire (FPOHS) à destination des vétérinaires diplômés à l'étranger et de deux sessions à destination des étudiants vétérinaires

· Participer au développement d'une session annuelle de formation continue