Assistant Administratif - Direction des Formations - CDD - Temps Incomplet H/F Direction générale de l'Institut Mines-Télécom

Ce que nous attendons de vous :

La personne retenue interviendra sous l'autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l'ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut apprenti et sous statut étudiant :

o Edition certificats de scolarité, attestations diverses et relevés de notes

o Absences élèves : édition fiches d'émargement, flash des absences et alerte hebdomadaire aux gestionnaires

o Participation à la préparation des examens

o Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions, signature, envoi et suivi etc...

o Gestion des ordres de mission et frais de déplacement élèves

o Préparation des dossiers vacataires

o Réalisation des commandes occasionnelles du service et fournitures DF

o Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)

o Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscriptions des nouveaux élèves et réinscriptions)

o Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme

o Répertoriage CVEC

o Dossiers de Bourses CROUS

o Gestion des régies de scolarité ISMIN et restauration des élèves du Campus Provence

o Accompagnement dans l'inscriptions administrative et la diplomation des élèves du MS DSD IoT

o Support au gestionnaire dans l'organisation et la planification des périodes à Gardanne des élèves SEE Systèmes Électroniques Embarqués (ISTP). Organisation soutenances/examens et recherche de logement.

o Continuité de service DF en cas d'absence d'un autre agent et diverses missions administratives

En fonction de besoins, l'assistant(e) de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d'autres missions comme : organisation administrative - voire participation à la surveillance - des examens et concours, soutien à l'organisation d'événements organisés par l'école ou les élèves.

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l'évolution de l'activité.

Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire de :

· Diplôme Bac +2 ou équivalent

Et idéalement :

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

· Une expérience dans l'enseignement supérieur sera appréciée ;

· Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l'informatique ;

· Bonne maîtrise de l'anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, ...) serait un plus ;

· Rigueur, méthode, fiabilité ;

· Autonomie, sens de l'organisation, réactivité/disponibilité ;

· Qualités relationnelles et de travail en équipe ;

· Goût et aptitude pour le contact et la communication ;

· Diplomatie, tact, discrétion, sens de l'écoute et de l'équité, capacité à faire preuve à la fois d'empathie et de fermeté dans le respect des règles.

Pourquoi rejoindre Mines Saint-Étienne ?

Mines Saint-Etienne se distingue par :

· Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d'environnement (fonctions support et soutien) élevé

· Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan

· Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels

· 25% d'étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST

· Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle - La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50 000 visiteurs par an)

· Classée par le Times Higher Education dans le TOP 100 Mondia

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c'est s'engager dans une institution où la science et l'innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d'excellence où chacun a l'opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.

Classée parmi les meilleures écoles d'ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l'Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d'avant-garde et impact sociétal positif.

L'Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.